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高校附属医院双轨制档案管理策略

发布时间:2019-09-21   |  所属分类:高等教育:论文发表  |  浏览:  |  加入收藏

  高校附属医院的档案种类繁杂且信息量巨大。在日常管理中,应借助信息化工具与先进理念,优化现有机制。基于这一认知,本文将首先对高校附属医院,双轨制档案管理体系的主要问题进行分析。同时也将针对其中问题,提出对应的改进策略,以期为同业人士提供借鉴与参考。

高校附属医院双轨制档案管理策略

  关键词:高校附属医院;双轨制;档案管理体系;构建策略

  一、引言

  双轨制档案管理体系,是指纸质档案与电子档案并行的管理模式。明确二者的使用路径,可使档案管理效率得到提升。但在现实工作中,部分高校附属医院的档案管理工作,仍然存在诸多问题。各类档案的信息安全、管理效率以及管理成本均将受到影响。有鉴于此,档案部门应借助信息化工具与先进理念,构建更为完善的管理体系。

  二、双轨制档案管理体系的主要问题

  (一)档案管理成本提升。在高校附属医院中,双轨制档案管理体系通常会提升管理成本。首先,双轨制档案管理体系需要增加管理人员,人员开支必然提升。单轨制管理模式中,管理人员仅需负责纸质档案的保管与查阅,其极少设计录入工作。但在双轨制体系中,管理人员需要在电子档案中录入信息,工作人员必然增加。其次,双轨制档案管理体系需要增加场地与设备成本。相较于单轨制档案管理体系,双轨制需要增加电子设备,并提供相应场地,因此其管理成本更高。

  (二)录入内容存在差异。在高校附属医院中,纸质档案的权威性更强,上级检察或医疗决策均需以纸质档案为依据。受此影响,档案管理人员对于电子档案的重视程度相对较低,在录入同类病例信息的过程中,部分工作人员会采用复制粘贴等形式,降低自身工作量。使用类似的录入方式,必然会对病例信息的完整度造成影响,电子档案的应用价值将无法得到提升。双轨制档案管理体系的发展趋势,是利用电子档案逐步取代纸质档案。而保持档案内容的一致性,是推动这一趋势的前提条件。

  (三)电子档案易被篡改。病例是医院档案的重要组成部分。为了谋取私利,部分患者会利用管理漏洞篡改病例。在单轨制管理体系中,患者难以对纸质档案作出篡改。而在双轨制档案管理体系中,患者通常会在电子档案端口打印纸质病例,并以此为依据申请相关福利。在这一机制中,存储于网络终端的病例信息极易遭受修改,而多数医院也不会详细核对原始档案。这一问题,将对高校附属医院的信息安全带来影响。同时电子档案的管理漏洞,也极易导致患者信息与医院管理信息的泄漏,各方利益与隐私权均将受到侵犯。

  三、高校附属医院优化双轨制档案管理体系的具体策略

  (一)降低档案管理成本。双档案管理体系提升了档案管理成本。针对这一问题,高校附属医院应通过优化人员配置与管理机制,降低对应成本。例如,高校附属医院可将电子档案与纸质档案的管理部门,整合为同一部门。在该部门中,多数管理人员都将参与到电子信息录入的工作中,并同时保留档案管理的对应职责。当需要提供档案查阅等服务时,管理人员应暂停录入工作,并进入档案查阅岗位。工作结束后,其可继续完成信息录入工作。通过类似的管理机制,档案管理工作将更加充实,信息录入将不再占用工作编制。同时针对电子设备占用场地的问题,高校附属医院可借助云储存或云计算理念,与高校的档案管理部门建立合作机制。借助高校档案部门所提供的帮助,附属医院的管理成本将获得分担。

  (二)同步统计档案信息。双规制档案管理体系中,纸质档案与电子档案的信息,常常存在差异。针对这一问题,附属医院应借助先进的信息技术,建立同步录入机制,从而使电子档案的信息与纸质档案保持统一。例如,附属医院可在医疗终端增设信息收集系统。在该系统中,各部门产生的数据信息,将被自动收集到档案部门的数据库。同时,医院也应借助PDF或JPG等技术设置文字转化设备,纸质文档在应用前,应通过设备扫描提炼其中文字,并将文字信息同步输入数据库。再有,档案管理部门应统一纸质档案与电子档案的表格。在信息核对与二次录入的过程中,档案管理与录入效率将得到提升,电子档案与纸质档案的信息内容也不会出现偏差。

  (三)优化档案管理机制。篡改电子档案的难度相对较下,为了防范信息风险,高校附属医院应通过标准化管理机制,防范管理漏洞。例如,在档案使用环节,医院应为各部门制定更为详细的使用权限,同时使用记录也应得到长期保存。通过这一机制,人为篡改信息的问题将得以避免。再有,档案管理部门应借助大数据工具,定期核对各电子档案的信息数据。大数据是新型的数据统计工具,在使用中大数据会首先对录入数据库的新档案作出分析,并记录其中的关键词。在日常核对的过程中,大数据系统会依据所收录的档案关键词,对比各类电子档案。

  四、结语

  在构建高校附属医院双轨制档案管理体系的过程中,管理部门应首先整合人员配置,从而使管理成本得到控制。其次,管理部门应建立信息收集系统。利用该系统,终端部门发生的实时数据,将被及时上传至数据库中,档案信息的准确性将得到提升。再有,管理部门应制定更为严格的档案管理机制,从而使管理漏洞得到控制,并减少人工成本。

  作者:龚致富 单位:河北北方学院附属第一医院 河北北方学院

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