电子档案与传统档案管理差异

　　随着信息技术的发展，档案管理工作信息化程度也越来越高，比传统的档案管理工作效率高，本文主要研究电子档案与传统档案管理差异。

　　《档案》杂志是由中华人民共和国新闻出版总署、正式批准公开发行的优秀期刊，档案杂志具有正规的双刊号，其中国内统一刊号：CN62-1025/G2，国际刊号：ISSN1004-2733。档案杂志社由甘肃省档案局(馆);甘肃省档案学会主管、主办，本刊为刊。

　　随着经济和社会的快速发展，对于档案的要求也越来越高，传统档案的记录和保存方式已经越来越难以适应快节奏发展的社会脚步，这篇电子工程论文探索电子档案顺应时代的需求出现并慢慢取代了传统档案的存在，但是电子档案的发展也不是空穴来风，也是从传统档案这一土壤发展而来的，两者是存在着一定的差异和共性的，在其运行方式、管理方法和传播服务中都具有极大的共性特点，这也是电子档案发展的基础，从这些共性中取得发展的指导，但是电子档案和传统档案也存在着不少差异，也在不断地更新和加强，力求能够更好地为社会服务和大众服务。

　　随着社会科技的快速发展，档案管理事业的发展也跟随着科技的发展不断地更新，并以新的面目在社会中继续发挥着重要的作用，而当今利用电子计算机科学技术的发展使得电子档案的发展越加快速，同时传统的纸质等档案管理已经逐渐被电子档案替代，在当今的社会发展中也发挥着非常重要的作用，本文主要根据目前的电子档案快速发展的事实进行两者之间的差异和共性进行探讨和分析，并提出一些见解和看法以供参考。

　　传统档案是记录个人或者组织在社会和国家发展中的各种重要的文字文献，在历史的发展过程中发挥着十分重要的作用，记录着人类和社会发展的重大事件和发展历程，这类档案在以前较多的是以纸质或者实物的方式来进行记录和登载。而电子档案是利用当前最先进的科学计算机技术来进行档案的记录，利用电子的文档和文件进行文字和其他事件的记录，最后将整体的档案进行有归类性地整理和保存，这便是电子档案的管理方式和管理目的。

　　1电子档案和传统档案在管理上的差异

　　1.1电子档案和传统档案的归档时间具有差异性

　　纸质的档案和电子档案的归档时间是不同的，纸质档案一般要在进行细致的登入，进行相关的编号和分类处理，再进行细致的核对和审核整理后才能进行相应的归档的工作，完成后还要进行日常的处理和看护，归档时间还必须进行严格审核。而电子档案可以进行随时的登记和确认，利用电子计算机快速的计算和统计分类管理功能可以将繁多的档案进行统一归档，且速度极快，最后以电子文件的形式发送给档案保管和管理部门进行管理。

　　1.2电子档案和传统档案的归档方式存在差异

　　电子档案文件可以利用先进的计算机技术中的电子编码技术，将需要记录的文字进行数字化，再利用文件将这些数字化的数据记录下来，不仅记录耗费空间小记录信息全面，而且可以实时进行档案错误的修改，将原始凭证中的关键信息进行特殊记录，但是却较难以进行辨别和确认。而传统的纸质档案在归档时则只能进行传统的书面记录，且无法进行更改，存在较大的局限性，但却没有存在电子档案在电子凭证方面难以辨别和真实的问题。

　　1.3档案文件分类和编目方式的不同

　　电子档案文件在进行分类和编目时主要还是利用了电子计算机的操作，首先在收到需要分类和编目的电子文件时，可以利用数字化程序对档案文件进行唯一文件号的编制，根据文件号的规律进行进一步的分类号和归档号的编制，管理人员可以根据分类号的归档号进行分类管理。而传统的纸质档案的归档和分类一般是按照档案的关键词和主题词进行录入和分类，在管理时需要耗费大量时间进行主题词的分类归纳，分类完在进行归档管理。

　　1.4电子档案和传统档案保管方式存在差异

　　电子文件主要利用的是高内存的硬盘等载体进行保存和管理，而这类物理保存方法容易受到老化和变质的影响使其性能大不如前，其可读性也会遭受一定的损害，但是由于科技的发展，文件的新载体和新储存载体的不断发展也促进着电子档案的发展提升，传统的纸质档案在保管方式利用纸质的文件载体，这也给改善电子档案保存环境的提供了一个有效方法，在接受完电子档案后，可以打印出纸质版的档案用来辅助保存，也是保障电子载体档案保管的一个方式。

　　1.5电子档案和传统档案的查询利用方式存在差异

　　传统的档案的查询方式主要是利用关键词来进行相关的信息查询，但是每次的查询量可能较大，不一定能够很快地查询到用户想要查询的资料，因此在一定程度上比较浪费人力、物力和精力。而相比传统的纸质档案，电子档案的的查询方式则更为人性化和高效化，利用电子档案的归档关键词进行搜索，电子计算机可以搜索到用户输入的所有的相关的内容，以便读者的选用，同时读者还可以通过成为档案数据库的相关会员进行远程登录操作，在线上线下都可以进行相关的档案文献操作和查询。

　　1.6不同档案管理方式对档案管理工作人员有不同要求

　　不同的档案管理方式对于档案管理的工作人员工作能力也有不同的要求，传统档案的管理需要管理人员具有一定的档案管理知识和技能，能够对档案的管理进行基本的整理，但是电子档案的管理则要求工作人员具有一定计算机操作和使用素质，要掌握最基本的计算机数据库管理系统的操作要领和技巧，能够进行电子档案的分类、查询和保存等基本管理手段，同时还要有创新能力，对电子档案的管理方式能够进行高效率的和高水平的提升，利用相关软件，将操作技能大大提升，优化电子档案的管理现状。

　　2电子档案与传统档案管理的共性方面

　　2.1传统档案是电子档案的形成基础

　　电子档案并不是能够凭空进行记录的，其发展的基础仍然是纸质档案，档案资源的电子化是建立在计算机科学技术发展的基础上的，而纸质档案的信息来源都是来自于社会的各项实际活动信息的记录，也是反应社会情况的重要载体，因此这些档案的信息资源是无法自觉地进入电子系统和网络系统的，需要通过电子档案化的手段进行录入和传播，才能形成电子档案来进行更好的记录。

　　2.2电子档案管理基本原理是传统档案的集成和发展

　　电子档案的管理并不是完全隔绝了传统档案的管理方法和理论，而是在其基础上进行了极大的创新和提升，具有着传统档案管理方法不具备的多个功能，但是其发展到今天的水平也不是瞬间完成的，而是在发现传统档案管理和电子档案不相适应的缺点和不足，有针对性地从服务和管理方面改善电子档案的信息服务能力和保存能力，因此从服务手段、服务品质、管理能力和管理效果进行对比，电子档案的发展都是对传统档案的集成和发展，而其为社会服务的功能也将会比传统档案更加突出和优秀，进一步增强档案的实际管理功能。

　　2.3电子档案进一步扩大了传统档案的信息来源

　　电子档案由于其信息保存手段利用了最先进的电子科技技术和互联网技术，开拓性地将档案信息记录变为了电子记录的方式，使得电子版的档案可以在网络中进行档案信息的传播和使用，这也是传统档案所不具有的一大进步之一，传统档案的使用和传播范围较窄，而电子档案除集成了传统一些较好的优点外，信息来源的丰富更好地完善档案的社会功能和服务功能，更好地为需求者和阅读者提供服务。

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