运用计算机管理会计档案的研究

【摘要】随着我国计算机技术的不断发展，计算机技术在会计工作得到普及和应用，同时计算机也成为会计工作发展的方向。为了增强会计档案管理意识，加强和完善硬件设施建设，运用计算机管理技术逐渐实现会计档案的规范化、标准化、现代化管理技术。同时会计档案也面着实体开发、信息技术的开发、新技术和新方法的挑战与冲击，因此如何运用计算机管理系统，做好会计档案管理工作，将是会计工作发展的一个新的研究课程，从而达到会计档案在不同角度、不同方面做到相互协调、规范管理、科学的运用计算机管理系统，做到会计档案的效益化和制度化，逐渐运用计算机管理来完善会计档案。

【关键词】计算机; 会计档案;管理

【正文】随着社会经济的发展和计算机技术的普遍应用，如何做好运用计算机管理会计档案工作，才能更好的发挥作用，逐渐完善计算机管理会计档案的方法和工作实践。从而建立一整套比较完善的计算机系统的的安全性和稳定性会计档案，更好的提高了会计档案的技术化、知识化和信息化。给计算机管理会计档案打下了良好的基础。

1运用计算机管理会计档案概述和特点

1.1运用计算机管理会计档案概述

我国的会计档案工作起步比较晚，传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等其他会计核算专用资料，是记录和反映各单位(公司)经济业务的重要史料和证据。会计档案是由国家档案和各单位(公司)组成的重要档案，也反映和记载¾个单位的经济活动和是为遵守财经纪律，同时也能了解每项经济业务的来龙去脉。单位(公司)实行管理和信息开发的会计档案以后，不断加强自身建设和不断的研究会计档案管理工作，逐渐完善计算机管理给会计档案赋予了许多新的特点。

1.2运用计算机管理会计档案特点

(1)运用计算机管理档案不仅保留传统意义上的会计档案，而且还包括储存计算机硬盘中的数据和光盘存储的数据。计算机管理会计档案提高财务人员掌握扎实的会计知识和技能，还要具有对计算机管和财政管理方面扎实和比较深入的了解。大大的提高了会计档案存储的范围领域和财务人员的"复合型"。

(2)传统的会计档案储存必须要借助特定的计算机硬件与软件系统环境中才能正常的使用。要使计算机管理会计档案资料的作用充分发挥存储范围和领域扩大。

(3)运用计算机管理会计档案的载体通过打印是打破传统意义上的纸张，而是辅助档案管理的计算机化管理。避免因为电脑安全问题和网络安全问题，导致会计档案泄露或被其他人给恶意修改。

(4)运用计算机管理会计档案就具有易破坏和难留痕迹的特点。同时也受有些条件下的影响，例如：转载的质量、存放环境、存储信息。所以对会计档案的完整姓，安全性要求更高。

(5)实行运用计算机管理会计档案的时间越长，财务软件管理和会计档案应用的软件也不断升级，会计档案更需要加强科学地管理，为提高更有效的计算机管理会计档案。

2、如何做好运用计算机管理会计档案工作

随着我过计算机管理的不段发展，为了更好的运用计算机管理会计档案工作，是其发挥更好、更大的作用。为了更好的发挥计算机管理会计档案工作，根据计算机管理会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、保存和利用等方面来陈述工作。

2.1计算机管理会计档案的收集

所谓的计算机管理会计档案的收集是在一定的时期和特定的时间范围内(如一个季度)，在计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而将计算机系统的会计档案脱离出来。财务部门应该把财务数据的备份文件保存好，把计算机的硬盘型号，外部设备及其配置型号等都做好备份,除了备份之外同时也将记录计算机操作系统、网络操作系统，及其财务软件的编程语言……如计算机系统有损坏后能在最短是时间内和最小的损失恢复原有的会计档案。任何一个单位(公司)每天都会发现经济和财务支出，运用计算机管理会计档案是一项细致严密的工作，同时也能反映发生或已完成的个项目经济活动，同时运用了现代的科学理论、方法和各项管理技术，积极的开发计算机管理会计档案。

2.2计算机管理会计档案的保存

计算机管理会计档案不仅是客观上的记录和储存内容，而是存储在磁性介质或光盘上，根据信息转载的特殊物理性，在准备档案是应采用双份数据如"AB备份法"进行备份，并且将档案的注明时间和操作员姓名填写完整，将"AB备份"进行分开存放。尽量注意保存在远离磁场，注意防尘、防潮。对资料进行定期检查，避免造成会计档案的丢失和遗忘，从而带来无法挽救的损失，以防止火灾或地震等意外导致整个会计系统无法恢复性。此外，更应该注意计算机管理会计档案与对应的财务样板保持¾致性。有些财务人员认为将会计信息存放在磁盘和光盘上认为就万事大吉了，但是对光盘和磁盘过于疏忽管理，此财务人员必须将会计信息的备份归档保存好。促使计算机管理会计档案的程度得到更深层更高层发展，计算机管理会计档案除了保存各版本的备用财务数据外还要保存好原版本的资料，二者都非常重要。从而可以看出收集和管理工作也是一个比较艰巨的任务。

2.3 计算机管理会计档案的利用

由于计算机自身具有运算速度快、运算精准的特点，随着会计档案软件系统不断的升级，在不同的版本情况下会计数据有可能不同，会计档案管理硬件环境仍需有待更新换代，以免在进行会计档案管理和使用会计档案是速度慢和容易出现差错。有时侯没有及时的将会计软件版本和软件系统很好的保存，造成会计档案不能被调阅。我们所调阅的会计档案会两种情况：(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系统版本号¾致，此时只需通过计算机软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能将您所需调阅的档案进行输入即可进行调阅;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系统版本号不一致，此时您只需在另外一天电脑上将此文件档案性对应的版本的计算机系统进行安装，然后就可以进行调阅。

3. 运用计算机会计档案的整理与再利用

运用计算机整理会计档案有着与传统意义上的会计档案所着无法比拟的优势。计算机以自身发展运算速度快和运算精准的特点，从而在实现运用计算机管理会计档案。通过整理各单位(公司)决策者提供可靠的决策依据，而且也可是得各单位(公司)的过去、现在与未来的发展情况和发展趋势，使决策者在市场经济规律下，制定出适合自身的发展行为规范、提高经济效益和改善经济管理，让个单位(公司)有很大的生存和发展。我们可以利用计算机管理会计档案的数据设计一套有决策和管理的数据模式或是设计出一些有利企业管理和决策的数据模型，从而实现计算机会计档案的再利用和开发利用，使计算机会计档案管理得到重要发挥得作用。

4.结尾

通过大量阅读关于计算机管理、会计档案等方面的文献资料，以及如何更好的运用计算机管理会计档案进行了深入的了解。实行计算机管理会计档案之后，加强会计档案工作队伍的建设，让会计档案的使用和会计软件的版本有了密切发展，随着计算机管理会计档案的不断技术化、知识化、信息化、规范化。在对会计档案的管理中，除了日常的事务外，我们还对整个计算系统进行安全性、稳定性的工作，对计算机进行病毒防范。做好了以上的工作，相信在不远的将来运用机管理会计档案工作一定会发展更好。

【参考文献】

1.张信徽.如何做好高校会计档案的管理工作[J].上海档案.2003.(6).45.

2.支华.会计电算化下的会计档案管理工作[J].财务与会计.2002.(9).

3.马琛.会计档案的管理及利用[J].山东档案.2006.(5).

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3. 马琛.会计档案的管理及利用[J].山东档案.2006.(5).

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