医院档案管理体系构建对策

　　一些综合性公立医院的档案管理水平较低，档案利用水准难以有效提升。本文以“知识管理”作为全文内容的导向因素，论述了“知识管理”导向下的医院档案管理体系构建，供参考。

　　关键词：档案管理；公立医院；知识管理

　　知识管理和传统档案管理的对象有一定差异，知识管理对象为“隐性知识、显性知识”。但是知识管理和现代档案管理所倡导的工作模式却高度契合。知识管理注重发掘知识的潜在价值，以提升组织或者机构的核心竞争能力，保证组织结构的决策者、管理者有可靠的参考对象。而档案界近几年一直在探寻“便于利用的档案管理方法”，为组织提供丰富的档案服务。由此可见，知识管理和档案管理的目的相辅相成，二者的管理方法、管理过程又相近相通。档案管理是一项专业性高的管理活动，从管理范围来看，传统的医院档案管理对象局限于档案、文件，未深刻发掘出档案信息中的隐藏价值，即“外在的显性知识、内含的隐性知识”。在医改不断深化的背景下，医院的接诊量逐日提升，同时医院提供的医疗服务也越发丰富，档案管理必须为医院的诊疗工作、管理工作提供更加可靠的支持。因此，需要我们探究知识管理导向下医院档案管理体系的构建路径。

　　1知识管理和档案管理的契合点

　　1.1管理对象

　　医院档案管理工作的对象是各种文件、病理资料、病例资料等。这些资料从医院各项诊疗活动、采购活动、医疗服务、管理活动中产生，是一种典型的“显性知识”。这些知识深刻反映了医院的运作、发展状态等。知识管理注重对“隐性知识、显性知识”的管理，而知识的外部形态以“书面”的形式存在。也就是说档案管理、知识管理的对象，在内涵层面上有一定的重叠关系，即便是信息化水平不断提升的今天，医院档案管理的对象仍旧没有脱离“显性知识”的范畴［1］。

　　1.2管理目的

　　“档案利用”是档案界一直在探究的重点课题，现代化的档案管理并不仅仅局限在档案服务、满足用户档案需求等方面，而是要为管理者、决策者在最恰当的时机，提供最详尽的档案资料，以让其做出合理的决策，从而保证组织机构的正常发展。知识管理和现代档案管理倡导的工作目的一致，都是挖掘知识或者档案的价值，并加以利用［2］。正如美国马里兰大学教授BruceW.Dearstyne所述，文件管理的目标在多个方面和知识管理都极为相似，这一“共性”决定了知识管理和档案管理契合的基础。笔者认为，档案管理、知识管理二者本就殊途同归，若对其工作方式进行具体的分析，二者仅有的差异也仅体现在深度、广度两个方面［3］。

　　1.3管理流程

　　“八大环节”“六大环节”时至今日仍旧是我国各地医院开展档案管理工作主要的制度性规程，即“档案接收、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用”，知识管理的流程则为“知识产生、知识收集、知识储存、知识加工、知识整理、知识评价、知识利用”。从知识管理、档案管理的流程来看，二者各个环节的工作存在较强的一致性。

　　2我国各地医院档案管理体系存在的不足

　　目前各地的综合性医院，主要以“行政办公室”为档案管理的主要场所，档案管理工作人员负责收集基建档案、医疗设备档案、科研档案、临床治疗资料、文书档案等，同时加以保管、利用。但是基建档案、文书档案、科研教学、医疗业务档案等在档案管理体系中的实际应用却存在一定的差异，多数医院仅仅对基建档案、人事档案、会计档案、文书档案进行了管理，而真正有关临床治疗的X-ray胶片档案、病历档案等却未纳入档案利用范畴［4］。通常来说，档案管理体系的设置，根据各地综合性医院的要求有所变化，管理层次可根据实际情况进行调整，主要由分管档案工作院长、综合档案室、人事档案室、病历档案室、胶片档案室构成，档案室之间为平行关系，同时设置有1-3个分管领导，出现了多头管理的不良现象。随着医改的逐步深入，各地医院档案管理经历了由“少数量、单门类”到目前的全面发展、数量庞大、品种丰富的发展过程，同时随着电子技术、科技、网络技术的发展，以及医改的持续推进，医院接诊量、医疗服务量急剧增加，上述的传统医疗档案管理体系也凸显出诸多问题。

　　2.1档案管理力量不集中

　　档案管理力量不足，各个分室单独管理档案，力量分散，管理力量和医院实际的管理需求存在较大的矛盾，人力、财力、物力的投入相对不足，亟需进一步增加。

　　2.2忽视了医院档案的主体

　　忽略了病历档案、科技档案，医院档案管理最初的管理模式为“机关档案管理模式”，时隔多年，该管理模式并未发生较大的变化，缺少对胶片档案、病历档案、处方档案等医院主体档案的管理和利用。

　　2.3缺乏必要的业务监督指导

　　缺少一个行之有效的对医院档案管理的业务监督指导机制，因对“档案利用”缺少足够的重视、认识，缺少行之有效的档案管理工作评价标准，甚至于存在档案随意归档等情况。

　　2.4档案利用开展不充分

　　档案的开发层次较浅，档案利用效果亟需提升。相较于基建档案、文书档案等，事关临床诊疗的档案有着更高的应用价值，但是目前多数医院仅仅注重简单的收集、归档［5-6］。

　　3知识管理导向下医院档案管理体系的构建对策

　　3.1拓展档案管理领域

　　传统的档案管理过于强调档案、文件的分类，为便于分类、保存，将不同的档案划分到综合档案室、人事档案室、病历档案室、胶片档案室等进行分类管理，该种方式大大限制了档案管理利用的范畴，管理人员必然会拘泥于档案的保管。在知识管理导向下，档案本身成为了数据、资料、知识的载体，它将一切形态的知识纳入管理范畴，并将不同形态的知识进行了集成、整合，从而构成一个相对完善的知识资源体系。在档案信息化水平不断提升的背景下，医院档案管理体系的构建、创新，就需要打破原有层级体系的桎梏，以“共享、应用”为档案管理的主要原则，正如CeriHughes所言，知识舞台正在拓展文件管理者的工作领域，并提高文件管理的影响以及范畴。对于各地综合性医院而言，就需要在原有信息化系统、管理体系的基础上，逐步推进档案管理工作的整合，参照“档案接收、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用”工作规程，重新构建档案管理层级［7］。如，分管院长下可直接分设档案管理科，档案管理科中设置科长，负责对档案管理工作进行检查、监督、指导、培训，其下设置档案管理人员，落实档案管理日常工作，并推进各个方面档案及其管理的整合。

　　3.2革新档案管理目标

　　传统的医院档案管理工作，工作目标为完整收集档案、合理分类档案、有效保管档案并为使用者提供档案查阅、档案调用的服务。在知识管理导向下，需要重新设置档案管理工作目标。3.2.1根据医院发展情况、发展需求，制定档案管理计划。3.2.2对各类载体的档案进行深层次的收集，并对档案材料进行编研。3.2.3定期为医院管理、医院决策提供主动性服务，通过档案管理工作人员的总结、分析，揭示医院在管理、诊疗方面暴露出的现实问题。3.2.4提高档案管理效率。构建起完善的档案管理“溯源机制”，在整理、分类、归档的过程中，揭示、标注档案文件的形成者、形成目的、形成活动、形成过程等，以在档案利用的过程中，能够快速找到相关信息，从而提高档案利用效率。

　　3.3加强对档案管理的支持

　　人力、物力、财力的投入是保证档案管理工作有效性的基础，传统档案管理模式因无法为管理工作、决策提供可靠的参考借鉴，所以医院对档案管理的物质支持不足。而在知识导向下，医院档案管理工作体系的构建，需要在人力、物力、财力上加大支持，通过聘请专业化人才，积极推进档案管理信息化建设等，为档案管理工作的发展奠定良好基础。档案管理和知识管理之间本身就有着极高的契合度，二者的有效整合有着深厚的理论基础，在医改不断推进的背景下，现代医院想要实现可持续发展并不断提高诊疗服务质量，必须以“知识管理”为引导，探究档案管理体系的创新以及构建路径，提高档案资料的利用水准，实现医院档案管理的现代化。

　　参考文献：

　　［1］王少娜，罗涛，曲颖，etal.医院信息系统下人事档案管理系统的设计与应用［J］.中国病案，2017（10）.

　　［2］段绪坤，熊冰，王海涛，etal.大数据视角下的公立医院全面预算管理体系构建探析［J］.财务与会计，2018（14）:59—60.

　　［3］冯雪，王英玮.全局性档案管理体系与参与式档案管理模式研究———基于英国社群档案管理经验的思考［J］.浙江档案，2017（1）：28—30.

　　［4］李丛.数字档案资源建设的问题与对策分析［J］.档案管理，2017（3）：89—90.

　　［5］徐华.基于ISO9000的档案数字资源质量管理分析及术语释义［J］.档案学研究，2017（6）.

　　［6］黄丽华.档案保护技术标准体系构建与发展研究［J］.档案学研究，2018，165（06）：42—45.

　　［7］杨晓晴，李财富，顾思远.我国档案服务体系建设研究的回顾与思考［J］.档案学研究，2017（6）.

　　作者：乔玉钦

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