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物业企业财务内部控制现状分析及优化方案

发布时间:2019-01-29   |  所属分类:财会:论文发表  |  浏览:  |  加入收藏

  过去十几年是我国房地产业腾飞的时代,也是我国物业企业发展的黄金时期。随着房地产市场的发展,物业企业也取得了长足的进步,物业企业是新兴的服务行业,随着互联网+科技的发展,数字化信息时代的到来,企业生存发展也面临着一系列的困难和挑战。伴随国内和国际市场竞争的加剧,物业企业为了提高自身的盈利能力和水平,唯有通过加强内部控制,防范企业财务风险加以实现。站在企业发展的角度上来说,财务内部控制是物业企业可持续发展的关键所在,而防范财务风险,需要提高物业企业管理人员对风险的预知判断、以及财务工作人员对工作的精细程度,严格开展内部控制,构建完善的财务管理体系,提高风险防范意识,为企业经营活动提供良好的内部环境,避免资金的浪费和流失,是企业持久发展的最佳途径。文章通过阐述什么是内部控制、其所包含的内容以及构成要素,剖析财务内部控制在物业企业发展过程中的重要作用;并基于物业企业内部控制现状和不足提出优化解决方案,以期对物业企业的健康发展提供借鉴、参考。

现代物业

  《现代物业》以“恒产恒心、物权物语”的核心理念,始终如一地打造物业规划、物业管理、不动产资产管理和经营在高度、深度、广度和速度方面的优势专业传播平台,发行覆盖中国各物业管理企业、国家机关及企事业后勤部门、大专院校和职业技术学校物业管理院系、房地产开发商及咨询策划机构等,并建立与发展了与中国内地和港澳台、美国、加拿大、英国、奥地利、德国、韩国等海内外各著名企业、物业管理协会、学会等知名机构及其学者的积极交流与合作。

  伴随着我国房地产市场的蓬勃发展,物业管理作为一个新兴的服务行业日渐成熟,但在瞬息万变的市场竞争中,要想拥有一席之地,面临的挑战可想而知。伴随着物业企业规模的不断扩张,企业发展也渐渐进入瓶颈期。面对企业所遇到的这些前所未有的挑战,生存的基本途径之一就是转型升级,为保障物业企业健康可持续发展,构建合理、有效的财务内部控制体系势在必行。

  一、物业企业财务内部控制的内容与要素

  在我国,内部控制规范体系由基本规范和配套指引构成。企业内部控制基本规范及其配套指引的颁布实施,为建立健全企业内部控制制度建设,提高企业管理水平提供了良好的环境与规范,推动了企业实践的发展。《基本规范》中指出:内部控制首先是一个过程,是动态的,时时变化的;需要董事会、监事会、经理层和全体员工共同参与,为实现企业既定的控制目标提供合理保证,而不是绝对保证。企业要想实现自身的发展,需要以遵纪守法为前提;为资产安全提供扎实的制度保障;并保证企业信息报告的真实、完整,致力于提升企业诚信度和社会知名度,提升自己的品牌形象;企业通过建立健全有效的内部控制机制,不断提高经营活动的盈利能力和管理效率;推动企业愿景、规划以及战略目标的实现、提升可持续发展能力,实现企业的经济价值和社会价值。内部控制基本规范和应用指引的发布,对企业长远发展具有积极的指导意义。

  (一)物业企业财务内部控制制度的内容

  1. 在收入款项控制方面

  物业企业的主营业务收入是租金、物业管理费、水电费、停车费以及零星的装修管理费、服务费等款项的收缴,收入款项的内控制度和流程设置应合理规范,流程之间应环环相扣,对销售和收款等不相容职务进行有效分离,加强制约和监督。

  2. 在库存维修物资控制方面

  建立健全库存维修物资的采购、验收、保管等一系列管理制度,明确各个岗位职责和权限划分。主要内容包括:确定合理库存标准;规范采购验收环节;建立科学的供应商评估和准入制度。加强对采购活动的会计系统控制,并定期与供应商核对往来款项。建立存货保管制度,加强日常管理,并建立盘点清查制度,提高存货周转水平。

  3. 在經营费用支出控制方面

  主要包括物业日常设施维修、日常经营成本的控制。其中的日常设施维修费用要实行总额控制和单项控制相结合,严格执行预算要求,将费用支出控制在合理范围之内。

  (二)物业企业内部控制的构成要素

  1. 内控环境主要是指单位管理层对控制的态度、认知和行动。具体体现在:企业的治理结构和议事规则、职责分工和权责分配、内审人员工作的独立性、人力资源政策以及企业的价值观和社会责任感等方面。

  2. 风险评估是实施内部控制的重要一环,主要包括:企业发展愿景、使命、战略目标的设定;根据企业运营流程、结合内、外部条件,识别可能影响企业发展的潜在、关键的业务环节;采用定性和定量结合的方法,对风险源发生的可能性和影响程度进行科学评估;从而确定适合企业自身发展的风险应对策略,满足企业的最大风险承受度要求。

  3. 控制活动是指管理者所制定的具体控制措施,主要包括:经济业务和经济活动授权审批;工作人员的职责划分;全面预算控制;经济业务的记录、归集、分类、编报等控制;财产及其记录真实、准确,接触使用要有保护措施;定期开展运营分析等。企业应当根据内部控制目标,结合风险应对策略,综合运用各种控制措施,对经济业务和事项实施有效控制。

  4. 信息与沟通是企业要确保企业内部信息有效沟通、及时传递。主要包括:对企业信息进行合理筛选、整合,提高可利用程度;重要信息及时传递至董事会、监事会、经理层;实现对业务的自动控制,减少或消除人为操纵因素,加强信息系统开发与维护;同时必须将反舞弊机制落实到实处。

  5. 内部监督是实施内控的重要保证,是企业对内部控制建立与业务流程中各环节的落实情况的监督检查。通常采用日常监督和专项监督结合的形式,发现内部控制缺陷,及时加以改进。

  综上所述,内部控制贯穿于企业日常经营管理活动的各个环节,企业各部门都需要加强内部控制,建立完善的内部控制制度。

  二、加强物业企业财务内部控制的重要性

  企业内部控制的目标之一就是要保证会计信息的真实、完整,内部控制各项活动都离不开会计信息的支撑。内部控制既是会计框架体系的重要组成部分,也是财务工作转型升级的方向。物业企业要从基础工作抓起,梳理各个环节的内部流程,通过构建合理的财务内部控制体系,从整体上提高企业财务信息的质量,从而在根本上提高企业的管理效率,有效防范财务风险。试想:如果财务内部控制机制失控,势必影响企业的正常运营,何来企业的发展?

  加强物业企业财务内部控制的重要性,主要体现在以下方面:首先,建立严密的控制体系,以“防”为主,各项经济业务要相互牵制、相互制约,避免工作人员由于利益的驱使,做出一些违背企业规章制度的行为,以达到获取不当收入的目的,严禁一个人独立办理一项业务的全部过程;其次,建立以“堵”为主的监控防线。对企业各个岗位、各项业务进行日常性和周期性的核查,并在事后进行监督,及时纠正执行中出现的偏差;最后,建立以“查”为主的监控防线。成立一个独立于被审计单位的审计部门,对财务部门实施有效的内部控制。

  三、物业企业内部控制现状分析

  (一)企业决策者财务内部控制认知需要提高

  物业企业的决策者大多来自于房地产开发企业,他们具有丰富的工作经验;但是缺乏物业企业的管理理论和实践经验,尤其缺乏专业的财务管理知识。由于目前物业企业内部财务管理制度有待完善,企业的管理人员往往忽视内部控制在实现组织战略、提升组织经营管理效果中的作用,导致内部控制很难引起决策者的重视,其真实作用被大大低估。

  (二)全面预算控制亟待加强

  全面预算控制是物业企业正常运转的有效前提,企业的预算控制方面存在着几个方面的问题:第一,预算编制是全面预算管理的基础,没有建立全面预算管理机构,对预算控制缺乏整体的规划管理。第二,基数增长法是预算编制通常采取的传统方法,在实际工作过程中,预算方法显得过于简单。管理方式显得过于粗放,使财务预算的准确程度出现偏差;同时预算的执行有赖于日常工作的监督,对于财务预算监督不到位,往往造成实际执行情况与预算计划出现差异。

  (三)企业财务内部控制制度有待进一步完善

  当前物业企业长期处于无法可依的状态,不具备完善的企业财务内部控制制度,带来了企业在财务管理环节的诸多不良后果。财务信息的反映和调控是物业管理企业经营业务和价值流转的重要组成部分,由于内部控制处罚力度较轻,导致内部控制缺陷而引发的会计舞弊频繁发生,必将妨碍企业的发展。

  (四)监督机制、内部审计制度急需建立、健全

  由于企业内部监督机制不完善,工作中缺少必要的制衡;工作人员相互串通、以权谋私,隐瞒客户信息,致使有些工作人员产生不满情绪,缺乏工作积极性,丧失对企业的认同感,影响企业凝聚力,从而引发财务风险。有些物业企业目前没有设立独立的内部审计机构,有的即使设立了,财务负责人兼任内审负责人,形同虚设,大大削弱了内部审计的独立性与严肃性,造成财务内部控制的质量信息失真。内部审计的宗旨应该是为企业提供服务的,目的在于优化现有业务流程,识别重大财务风险,建立关键控制点和控制措施,这是目前大多数企业需要扭转观念的地方。

  四、物业企业财务内部控制优化的方案

  物业企业在内部控制建设上,应从五个基本要素抓起,积极改善内部控制现状,逐步建立适应物业企业发展的崭新的内控模式。

  (一)组织形式保障

  为保证内控制度的有效运行,首先,应该明确要求全体员工共同参与、积极加入,而不能把工作全部推到财务人员的身上,其他部门的人员都袖手旁观;其次,还要明确各个部门的工作职责,划分责任权限,避免出现由于信息不对称而导致的管理层凌驾行为,同时加强董事会在企业经营管理中的作用;第三,还必须执行不相容岗位分离的原则,划分出企业经济活动的各个环节,如:授权、签发、核准、执行和记录等的不相容职位。针对每一环节中的不相容职位均由相对独立的人员或部门实施,做到不相容岗位职务的分离;此外,关键岗位的人员必须做到定期轮换。只有这样才能充分发挥内部控制的作用。

  此外,企业应当根据自身發展的实际情况,总结企业成立以来的优良传统,优秀员工的工作事迹、工作成果,挖掘企业文化底蕴,提炼核心价值,确定企业文化建设的目标和内容,形成独树一帜的企业文化。最大程度上化解因制度失灵而出现的种种矛盾。树立现代管理理念,强化风险意识和法制观念。

  还有,全面预算控制的内容涵盖了企业经营活动的全过程。物业企业应分解全面预算控制的各个环节,主要有:确定预算目标的确定;编制和审定预算;指标下达并落实责任人;预算执行的授权、预算执行过程的监督;预算差异的分析与调整;预算业绩的考核和奖惩等,尽快落实全面预算控制工作,发挥出全面预算控制的强大约束力与管控力。

  (二)信息技术系统保障

  企业财务管理系统电算化已经普及很长一段时间了,随着我国会计信息技术进入规范化、智能化、互联化、产业化阶段,如果不规范财务系统管理,使得会计软件及其运行所依赖的软硬件环境遭到破坏,可能造成用户机密信息泄露、资金被盗、数据被篡改、甚至造成系统瘫痪等重大问题。为此,应该通过建立服务运营商行业准入制度和运行规则,创造良好的市场竞争环境,提供优质的信息化服务,保障企业的资金安全和信息安全。

  随着信息技术和财务会计工作结合的日趋紧密,企业财务会计工作的实施势必将变得更加规范化和严格化。为了提高财务软件系统的运行效果,加强企业会计系统内部控制制度的完善是十分必要的。在财务系统中建立有效的岗位责任制,进行岗位设置时,要准确把握不相容职务分离原则的精髓和要义,合理的赋予相关人员职责权限,通过强化输入、处理、输出过程的管理,保障电子数据的真实、完整、安全。严格做到系统设计的业务处理流程在实际执行过程中不走样、不变型。

  (三)风险评估与控制机制保障

  构建物业企业财务风险预警体系,需涵盖方方面面的工作,根据实际工作中出现的情况设立风险预警点,同时完善风险评估体系。风险评估的立足点在于对企业业务流程的充分认知,以及对财务报表的深刻理解。

  企业常有的风险评估内容有筹资风险评估、投资风险评估、信用风险评估。筹资风险评估主要是对企业的权益风险和负债风险进行评估。对于企业来讲,应根据特定的条件灵活地采取不同的筹资方式或筹资方式组合;投资风险评估是对投资项目的技术风险、市场风险、资金风险、管理风险等,采用风险度评价、检查表评价、决策树等方法进行评估;信用风险评估包括企业失信信息、法律诉讼、行政处罚等行为,通过风险评估认清企业存在的潜在风险,有效管理和降低风险可能带来的损失。企业应结合自身具体情况,灵活运用各种评估方法,对企业面临的风险有一个完整、清醒的认识,及早发现企业运营中存在的问题,从而做出正确的经营决策。

  在企业各项经济业务制度执行过程中,严格遵循国家行业标准的规定,遵守相关法规、条例、制度的规定,构建健全、完善的复核、检查及监督制度,做到日常工作有章可循,日常管理运行高效、客户服务质量节节高升。建立起规范、标准的风险管理程序, 将风险管理的目标及具体措施落实到实际的工作流程中,并根据实际执行情况进行必要的调整, 及时纠正偏差,以达到持续改善经营的目的。同时,针对企业存在的潜在风险,定期(每年至少一次)开展测试、评估并提出应急预案,定期进行演练。

  五、结语

  党的“十九大”报告指出,我国经济已由高速增长阶段向高质量发展阶段转变,增速下行正是企业改革的有利时机、物业企业应顺应时代发展的潮流,向精细化管理迈进,彰显财务内部控制的重要功能。可以预见在不久的将来,财务内部控制健全、财务管理方法先进、资金运作优良的企业,必将在激烈的市场竞争中成为领头羊、引航者。因此,物业企业一定要积极行动起来,不断提高服务质量,提升品牌价值,实现经济价值和社会价值最大化,绘制出企业发展的美好蓝图。

  参考文献:

  [1]黄双蓉,宋学军,庞丽佳,黎子民,赵泽蓬.高级会计实务[M].经济科学出版社,2017.

  [2]王国丽.物业管理企业财务内部控制探讨[J].长江大学学报(社会科学版),2012(11).

  [3]孙晓红.浅议物业公司财务内控与财务风险防范[J].财经纵横,2012(22).


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