在企业市场营销中如何应用合同管理

摘 要: 合同管理在市场营销中是非常重要的一个环节, 如何管理好以及好﹑坏直接关系到企业产品的销售和经济效益, 甚至关系到企业的生存与发展。本文笔者着重探讨了合同管理的职能以及在实施过程中存在的若干问题, 并对今后如何加强和改进合同管理工作提出一些建议。

关键词: 合同管理; 市场营销; 服务营销; 法律意识

企业要想生存和发展, 必需把所生产出来的产品推销给顾客, 从中获取利润。而企业要想把产品推销给客户, 只有通过市场营销才能实现。市场营销是企业最基本的职能, 在企业全部生产经营活动中占据极其重要的地位。市场营销是架起产品生产与销售之间的桥梁。而合同管理在市场营销中是将产品推向客户的过程。可见合同管理在企业市场营销中的地位。

1 合同管理与市场营销的关系

合同管理是一个系统工程, 包括合同起草、合同谈判和合同执行等。合同管理是对合同关系进行组织、指导、协调和监督, 保证合同当事人的合法权益, 处理合同纠纷, 防止和制裁违法行为, 保证合同顺利贯彻实施等。

市场营销是企业与市场紧密相联系的经济活动或经营活动。简单地说就是在适当的地点、适当的时间, 以适当的价格, 适当的信息沟通和促销手段, 将适当的产品和服务出售给适当的消费者。由此可见, 市场营销离不开合同管理, 合同管理是市场营销中一个重要的关键性环节。

2 合同管理的现状

在市场营销过程中, 我们看到合同管理不可估量的作用, 但从发展角度看, 还存在严重不足,具体表现以下几个方面。

2. 1 法律意识淡薄

某些企业法律意识淡薄, 尤其是缺乏强烈、敏锐的合同法律意识。在签署合同时, 合同双方既不按照合同法的有关程序执行, 也不按照企业自身的具体情况来订立相应的合同条款, 对合同条款不作仔细推敲, 对违约责任、违约条件等不作具体明确的规定。订立合同非常简单, 为合同纠纷和经济风险留下了隐患。

2. 2 职能逐渐弱化

很多企业的管理层, 不能从战略高度分析和认识合同管理对企业生存和发展的重要意义, 缺乏对合同管理职能的重视。没有设立专职的合同管理部门和人员, 没有建立严格的合同管理制度和规范的工作程序。对多年来积累的有关合同管理的经验教训, 缺乏系统的收集、整理和分析, 合同管理人员缺乏有效的监控措施和控制风险的对策。

2. 3 文本管理混乱

从合同文本来看, 大多合同责任划分不清, 缺乏对合同事件各参与方相应权责、违约的具体后果及处理方式方法的全面定义和具体明确的描述。特别对违约、赔偿等方面的约定不具体、不明确, 缺少行之有效的处罚方法。在合同履行期间,合同管理工作更不规范, 往来函件、合同签证缺乏必要的记录和保管。

2. 4 人员素质偏低

目前企业从事合同管理工作的管理人员, 大多是非专业性的, 人员的思想素质、法律意识和业务能力参差不齐。有的虽具有一定的专业知识,但缺乏经济管理和法律方面的知识和经验。合同管理是一项专业性强、知识面广、法律法规意识要求高、需要丰富实践经验的管理工作。大多数企业都缺乏合同管理的专业性人才。

3 合同管理的职责

3. 1 合同的签订

(1) 合同谈判与签订

在签订合同前必须对客户的信息进行全面的了解。合同的签订必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨, 不得谋取私利, 贯彻 互惠互利、协调一致! 的原则。具体合同内容包括: 供需双方全称、签约时间和地点; 产品名称、单价、数量和金额; 运输方式、运费承担、交货期限及验收方法应具体明确; 付款方式及付款期限; 违约责任及解决办法; 经合同双方签字盖章后生效。

(2) 合同审批与履行

合同签订完毕后, 把签订的正本和附页交由合同管理中心审核, 若有异议, 返回后与客户再协商处理。因特殊情况要向上级领导请示。无异议后依程序转下道工序履行。

(3) 合同变更及解除

当客户提出要变更、解除合同的, 合同管理员要从合法利益出发, 从严控制。变更、解除合同的手续按照签订合同时规定的审批权限和程序执行, 达成变更、解除协议后,必须有对方签字盖章的传真件, 这样才有法律效力。

3. 2 合同的管理

(1) 客户档案的管理

客户档案管理按照新户和老户分开管理。初次接触的客户, 在任何情况下都需做尽可能详细的登记, 认真填写客户登记表。对老客户的档案, 要注意保存, 用户信息要随时变更。

(2) 合同证件的管理

对所有合同证件都要进行专项管理。如: 合同附页的管理要按照客户、品种、生产车间等分类进行管理; 接收传真的管理要按照时间先后顺序编号后管理, 并标明处理情况; 变更合同的修改单的管理也要做编号, 并标明修改依据来源; 其它往来信函的管理也要井井有条。

(3) 对外报价的管理

在现代市场营销中, 价格只有对市场变化做出迅速反应, 才能适应现代市场经济的发展。价格的变化, 直接影响着消费者的购买行为, 也关系到企业的市场份额和赢利率。向用户报价前, 必须对用户的特性有一个全面的了解, 通过与用户电话或传真沟通, 了解他是否已与公司其它业务人员联系过, 是否属于自己业务管辖范围内, 了解清楚后经领导批示再按照公司的报价原则报价。在报价时采取灵活的报价机制, 高附加值的主导产品价格居高不下, 大众产品价格可适当下浮, 根据不同地区价格要灵活多变。

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