水利科技档案管理工作

　　本文针对水利科技档案管理工作中存在的档案管理工作操作不规范、档案资料收集不完整、科技人员档案意识薄弱、档案人员参与科技档案过程管理较少等问题，分别从规章制度、相关人员、技术管理、档案价值几个角度提出对策建议。

　　关键词：水利科技；档案管理；问题；对策

　　水利科技档案工作是集中统一管理水利科技档案，维护水利科技档案的完整、准确、系统、安全，实现水利科技档案在水利科技管理工作中的有效利用[1]。不同于一般的档案资料，水利科技档案对科研项目的运行有着至关重要的作用[2]。为了更好地管理利用水利科技档案，本文根据实际调查，分析水利科技档案管理工作中存在的主要问题，在此基础上提出加强水利科技档案管理工作的对策。

　　一、水利科技档案管理工作存在的主要问题

　　由于水利科技档案数量大、种类多、技术性较强，对档案管理人员专业知识水平要求较高。就目前水利科技档案管理来看，档案管理人员专业技术能力难以达到要求，通常需要科技项目人员负责档案原始资料的收集、整理工作。而科技项目人员虽然具有很强的专业技能，但是却缺乏相应的档案管理工作经验，所以水利科技档案管理工作中经常存在因归档资料不齐全、档案资料遗失导致的归档率低等问题。对安徽省水利部淮委水利科学研究院科技档案存档现状的调查发现，近十年来科技档案归档率平均为78%，但不同项目归档率差异较大，有的业务部门归档率能达到100%，有的业务部门归档率甚至不足50%。归档率低主要是因为水利科技档案管理工作还存在以下问题。

　　1.档案管理工作操作不规范

　　部分科技人员在归档过程中，由于缺乏档案管理意识，经常出现不按科技档案管理流程进行操作的现象，这是导致科技报告前期管理与后期存档衔接不良的主要原因。比如科技报告未领取编号就进行打印，而科技报告与合同也未建立对应关系，致使存档时对科技项目核对产生困难。调研中发现，近十年内有近四分之一的报告编号是后期补齐的，这对科技档案管理工作产生了负面影响。

　　2.档案资料收集不完整

　　科技档案资料是伴随着项目整个生命周期的。然而在项目开展阶段，很多科技人员没有按照科技档案归档规章制度收集、整理资料，往往是到科研项目即将验收或者结束需要进行存档时，才从已有的科研资料中查找、整理所需要的归档资料，这时就会发现材料缺失，如合同、评审材料不齐等，无法在规定时间补齐档案资料，最终导致存档困难。

　　3.科技人员档案意识薄弱

　　科技人员在水利科技档案管理工作中占有重要位置，但部分科技人员没有意识到科技项目存档对项目实施的重要性，只是单纯地认为存档就是资料文件的存放，尤其是在工作繁忙时，更是忽略存档。科技人员这种薄弱的存档意识也是造成科技档案存档率低的原因之一。

　　4.档案管理人员参与科技档案过程管理较少

　　由于档案管理人员大部分时间忙于档案的整编和档案借阅，工作时间精力有限，且科技档案专业性较强，档案管理人员科研知识有限，未能充分发挥专业特长，给予科技人员科技档案整理方面的专业指导。

　　二、加强水利科技档案管理工作的对策

　　1.完善档案管理机制

　　一是建立健全档案管理规章制度，实现档案管理制度化。制定《科研项目档案管理规定》《科技档案存档流程》等规章制度，规范档案管理业务流程。水利科研项目周期长、资料多、涉及面广，结合这一实际，可建立基于项目不同阶段的归档制度，让归档工作细化到项目周期的每一个过程。从项目申报、立项开始，根据项目实施的不同阶段分步骤进行。在项目的每一个周期开始前，档案管理人员规划这一阶段需要的档案资料，并注明档案资料所需格式以及获取来源；每一周期结束，科技人员提交当期所需档案，档案管理人员及时审核资料的完整性。二是建立部门档案管理考核制度，实现档案管理责任化。强化科技人员的档案意识，建立科技人员档案管理责任制，让每一份档案资料都能找到相关负责人员；并且在此基础上可设定考核标准，科技人员要达到一定的存档率才算完成档案管理工作；同时，还应该建立部门档案工作激励机制，适当奖励存档工作优秀的科技人员，提高其档案管理热情。三是建立档案管理与项目管理有机结合制度，实现管理规范化。科技档案管理工作是伴随着项目工程的整个生命周期的。因此要从制度上保证档案资料的收集整理工作围绕科研项目的每一个阶段，将项目管理与档案管理有机结合在一起，做到同时规划、同时实施、同时检查。

　　2.提高相关人员专业素养

　　一是加强对科技档案管理工作的宣传。一方面，从档案价值角度大力宣传科技档案管理工作的重要性，让科技人员能够充分认识到自己的责任及其在档案工作中的价值，更好地发挥科技人员在档案管理工作中的能动性；另一方面，积极宣传《档案法》等档案管理规章制度，让科技人员充分了解档案工作中的制度与流程，更好地推进科技档案归纳、整理工作，确保档案内容的完整、准确，提高科技档案的价值，为后续的科学研究与科技服务工作提供更多信息。二是系统培训科技人员档案管理专业素养。档案管理人员要尽可能了解、掌握科技项目相关情况和专业知识，科技人员在档案管理工作中，也需要提高相应的档案管理意识，不断增加档案管理工作实践经验。可定期系统地针对科技人员进行档案管理知识培训，减轻其档案管理工作困难，以便更好地推进科技档案管理工作。三是档案管理人员参与科技档案过程管理。档案管理人员根据档案管理的流程与档案资料收集工作中的要点，编写档案收集目录，在科技项目各周期开始前发送给科技人员，在周期结束前及时提醒科技人员归档，并及时对收集的资料进行审核、整理。四是建立帮扶团队。针对归档率过低的部门建立专门的帮扶团队。抽调档案管理人员成立专门的帮扶团队，跟踪科技项目的整个周期，协同科技人员共同建立科技档案；同时找到归档过程中科技人员的具体困难，提供解决方案，以便科技项目档案归档进展顺畅。

　　3.提升档案管理技术水平

　　一是档案数字化。借助信息化、电子化设备对新档案进行收录、整理、存储，同时对旧档案也应进行数字化处理，建立健全数字水利科技档案库，为档案的检索、利用提供便捷条件。二是操作便捷化。利用网络平台提供便捷的归档服务。一方面，简化存档方式。当今时代众多资料都以数字化形式存在，相较于申请获得档案编号再将文件进行打印，在移动数字化存档进程中，科技人员可以直接将资料提交到相应类目下的档案中获得档案编号，同时进行存档工作，简化存档步骤。另一方面，简化归档方式。从传统的手写移交目录，找相关项目负责人签字，逐步转变为网上申请目录移交工作，相关负责人网络审核确认，档案归档入电子库，同时保留纸质资料入档案室。以便捷的线上操作代替传统线下确认，省时省力，方便管理。三是提示智能化。在科技人员项目实施过程中，结合小程序等应用，在特定需存档周期设定提醒，避免科技人员在存档时漏存资料，为后续的档案管理工作提供便利。四是宣传移动化。除了借助传统的宣传栏、宣传册以及电子显示屏等形式，还要发挥新媒体优势，利用微信公众号、小程序等构建宣传平台，让宣传不再是“一次性”活动，使科技人员可以在相应的移动平台快捷地了解科技档案制度，实现宣传工作无处不在。

　　4.充分开发档案价值

　　优化档案资源，将传统认知中仅用于保存的档案，通过分类、组织等知识化工作，转化为服务于水利科学研究的科技档案知识库，提高档案资源的价值，把存档工作变成服务于科研工作的一部分，提高科技人员的建档热情。

　　三、结语

　　本文针对实际调查时发现的水利科技档案归档率低的情况，对水利科技档案管理工作中存在的档案管理工作操作不规范、档案资料收集不完整、科技人员档案意识薄弱、档案人员参与科技档案过程管理较少等问题进行逐一分析，并结合信息时代特点，分别从规章制度、相关人员、技术方法、档案价值的角度提出了相应的对策，对提高水利科技档案归档率与利用价值具有一定的促进作用。

　　参考文献

　　[1]李爽.浅谈水利科技档案工作在水利科技管理工作中的作用[J].黑龙江史志,2012(09):32+36.

　　[2]黄健萍,陆鑫.对水利科技档案管理与利用的思考[J].人民长江,2010,41(11):114-116.

　　作者:郝胜男

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