如何管理建设工程的档案

[摘 要] 建设工程项目档案是建设单位基本建设活动的真实记录，也是城市基本建设活动的真实反映，在工程项目的运行、维护、改建扩建以及记录城

市建设的历史、保证城市功能的正常运行、促进城市建设的发展方面，有不可替代的重要作用。

[关键词]建设 工程项目 档案管理

1、工程项目档案管理特点

工程项目档案反映工程建设活动的全过程，是其专业技术活动的真实记录，从项目的提出、论证到开工、建设、试运行、验收，一直处于动态，具有动态性。工程项目档案包含的内容多、范围广、数量庞大。因此工程项目档案的形成渠道多，来源广泛，它包括了从项目立项、工程招投标、勘察设计、材料采购、施工、设备安装、试运行、竣工验收等项目实施过程中形成的全部文件材料。一个工程项目往往有多个参建单位，工程项目档案的管理不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位共同来完成，是一项需要密切配合的工作。建设单位和各参建单位需要分工协作，共同完成，以保证整个工程的档案管理工作科学、有序的进行。

2、工程项目档案工作的组织管理

建设单位为项目工程的法人主体，是项目建设包括档案管理工作在内的各项组织工作的核心，对整个项目档案工作负有组织、协调、监督、指导、验收等的全过程的责任。项目档案管理的质量关键取决于建设单位的组织管理，只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在工程项目档案工作中应该承担的责任，并给予积极配合，才能保证整个项目档案工作顺利进行。对各参建单位档案工作的组织管理工作应该从以下JL个方面入手：

一是将项目档案管理工作纳入工程质量行政领导责任制，明确分管档案工作的相关领导：将项目档案的收集、管理纳入工程建设计划;纳入各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制定相应的检查、考核措施，不让项目档案的管理只停留在形式上和文件上。

二是建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织管理体系;建立健全项目档案的各项管理制度、标准和规范，使项目档案工作有章可循;配备保证项目档案工作正常开展的设备、设施，以及实行现代化管理的必要条件。

三是将项目档案管理纳入合同管理。项目建设单位在项目的招投标和签订合同时，要建立专门条款，明确规定各参建单位对项目文件材料责任及完成目标，将各自形成的文件材料及时归档，不得分散管理，不得由业务部门和个人私自保存应归档的文件材料，明确监理单位对项目文件材料的监督和审查工作。

四是项目档案管理人员及时参加工程的第一次施工例会，监督和指导各参建单位将项目档案工作与工程建设同步进行;参加施工过程中的资料质量等各种检查，制定档案分类方案，对项目档案整编标准提出要求并进行质量审核。

3、工程项目档案管理工作与工程建设同步进行

项目文件管理及档案验收、移交归档是工程建设与管理工作的重要组成部分，应贯穿于工程项目建设全过程的各个阶段，实施工程项目文件、档案管理与工程建设同步管理。工程项目文件的收集、整理，档案的移交归档与工程的立项准备、工程竣工验收同步进行，使对档案业务的监督指导贯穿与项目建设的各个阶段，其工作情况纳入经济责任制考核。才能保证项目管理档案的完整与系统。档案管理工作与工程建设同步进行主要做好以下几个方面：

一是在项目的准备阶段，从工程项目的提出开始，档案人员就及时介入，建档工作即应开始。前期文件应该包括四类：围绕立项形成的文件材料包括立项申请、可行性研究报告、项目评估、环境预测、项目概算、项目批复、设计任务书等;设计基础材料包括地质水纹勘察报告等：设计文件包括仞步设计、技术设计、施工图设计、总体规划设计、设计计算等;工程项目管理文件包括征用土地批准文件、红线图、拆迁协议和环保、消防、水、电、暖等供应协议等。

二是在项目建设的施工阶段，档案人员应该与工程技术人员密切配合，帮助工程技术人员按照归档规则规范整理档案资料，做好档案资料的甄别、收集归档工作。这个工作包含二类文件：施工准备与施工文件。主要有承包发包合同、开工报告、施工执照、图纸会审纪要、施工方案、规划、施工预算、原材料及构件出场证明、质量鉴定及材料试验报告、技术会议纪要、设计变更洽商单、施工日记、施工大事记、事故处理报告、施工总结、隐蔽：工程验收记录、工程分项质量检查等;设备及管线、电气仪表安装施工文件。包括施工方案、焊接试验报告、安装调试记录。

三是竣工验收阶段，档案人员应与工程监理人员、技术管理人员密切配合，以确保竣工阶段档案的质量。这个阶段产生的文件材料有竣工验收申请、竣工报告、竣工会议文件，竣工图、项目质量评审材料、验收鉴定书、工程决算书、审计报告等。

4、工程项目档案验收管理工作

工程项目档案验收是工程项目竣工验收的重要内容，应提前或与项目竣工验收同步进行。档案内容与质量达不到要求的工程，不得通过档案验收;未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过项目的竣工验收。工程质量检验资料已通过工程质量检测部门审核，竣工图已通过监理单位、工程项目管理机构和工程所属单位相关技术人员会审。在进行档案专项验收前，档案人员务必监督指导工程单位技术人员进行自查，同时组织参建单位、各职能部门的有关负责人员和技术人员、档案工作人员预验收。首先检查各专业、各阶段档案内容是否齐全、整编是否规范、是否为原件。其次要检查签字盖章手续是否完备。第三要检查文字、图表、声像及电子文件等材料质量是否符合归档要求。

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