论述建设工程档案管理存在的问题及其解决措施

摘要：建设工程档案是工程项目管理中的一个重要环节，它的好坏，直接关系到建筑工程日后的维修、改建、扩建和管理，影响企业的经济效益。本文结合笔者多年的档案管理经验以及条例规范，对当下工程竣工档案管理中存在的问题进行了详细的论述，并提出了相应解决措施，可供参考。

关键词：建设工程;档案管理;解决措施

引 言

近些年来，随着社会经济的不断发展，人们生活水平的不断提高，人们不在满足于以前的的很多建筑规模形式，很多的建筑都在进行改建和扩建，要改建和扩建就得查阅原有建筑的工程竣工档案，这充分显示了建筑工程竣工档案管理的重要性。建筑工程竣工档案是城建档案的重要组成部分，反映了工程成果的真实性。随着建筑工程规划、设计、施工等过程的进行，建设工程档案就要实时记录，在建设工程档案的整理过程中涉及到了众多部门和人员，对日后工程维修、改建、扩建起着十分重要的作用，所以说做好建筑工程竣工档案管理工作是十分重要的。

一、当前建设工程竣工档案管理中存在的问题

1.1档案材料填写不真实

建设工程档案由于其本身的复杂性、特殊性与多样性，决定了在收集整理的过程中难度打，容易出现失误等问题，加上有些建设单位未建立工程竣工档案管理体系，很容易造成管理不严，或对工程施工现场不了解，根据建设单位提供不完整的资料编写竣工档案，这样的档案只是为了应付交档而做的，不能做到与工程同步进行，所以往往采用虚假数据，导致建筑工程竣工档案与事实不符，竣工图产生误差，由于不能与工程进度同步，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量。

1.2忽视档案的形成与管理

近年来，随着建筑市场的不断规范化，国务院、建设部分别颁发《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，旨在增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重要性，但是由于我围建筑企业的水平参差不齐，部分单位的管理人员档案管理意识比较淡薄，致使工程竣工时不能整理出完整的竣工档案，造成了工程竣工档案不能及时的向城建档案馆报送，如一些建设单位注重工程进度、重资金管理，忽视编制工程竣工档案管理体系，在工程验收完成多时，工程竣工档案都无法正常完成，造成建设工程档案移交滞后。

1.3竣工档案移交不及时

由于施工到了后期，大多的技术人员都撤离到了别的地方，加上很多施工单位没有按照竣工档案管理的要求在施工中整理必要的资料，造成工程竣工后不能按时完成工程竣工档案，造成工程竣工档案移交不及时;有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在工程款拖欠的情况，致使工期延长，造成档案归档停滞，材料残缺不全，严重影响了工程竣工档案的编制;有些施工单位在施工期间进行部门重组，档案管理人员更换，致使材料分散、缺失，在工程验收后无法收齐，这些原因都会造成了施工档案移交不及时。

二、建设工程竣工档案管理中存在问题的原因分析

2.1日常管理不规范

在建筑工程施工过程中，建设单位、施工单位为了满足日常工作的方便，可能在资料管理方面花费了人力、物力，但是管理人员没有从建筑工程全局来看待工程竣工资料整理，没有做好工作竣工档案管理，造成了日常管理的不规范，最终导致了竣工资料的缺失，工程竣工档案移交不及时。

2.2建设单位不够重视

重视工程进度轻视档案管理。在建筑工程施工中，施工单位往往非常注意施工进度，将所有的人力物力都投入到工程施工中，抓紧时间创造效益，在注重工程进度的同时容易忽视材料的验收和工程施工资料的搜集。当工程完工后，等到档案面临验收时才组织技术人员进行突击整理，由于施工中资料搜集进度没有跟上施工进度，造成材料缺失，影响到工程资料编制归档，最终影响到工程竣工资料的验收。

2.3档案管理制度不健全

施工单位档案制度不健全，难以保证竣工资料整理和施工进度同步，造成资料缺失，阻碍了档案资料编制工作的有序进行。如没有加强资料管理人员的培训，造成管理人员忽视档案资料编制的重要性;资料管理人员的责任心不足，造成资料缺失;在工程建设周期长和人员变动时，资料交接不完全，造成资料遗失;文件、技术通知管理方面没有统一，造成资料编制混乱等。

2.4缺少全面发展的工程技术人员

目前，我国的技术管理队伍素质不高，缺少全面发展的工程技术施工人员，这种情况造成了工程竣工资料管理的不健全。在工程施工单位人部分都是施工技术人员，偶尔有一两个专门的文档管理人员，从事档案管理工作，但是他们对工程施工技术和规范懂的很少，造成了技术和资料管理的脱节，无法正确的编写工程竣工档案，而工程技术人员只懂得工程施工，不了解档案管理的相关规定，没有资料整理的意识，造成档案资料不齐全。

三、提高建设工程竣工档案管理的解决措施

3.1加强施工管理，强化档案材料编制工作

在工程施工过程中，要加强管理人员的业务培训，了解资料编制和管理方面的工作，提高工作责任心。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。

3.2提高工程竣工资料管理意识

加强工程档案基本知识和法律法规建设，开展不同形式的宣传。在工程开工前，工程施工单位应该加人档案法规和基本知识的宣传，可以通过培训宣传工程竣工档案的价值，使工程竣工档案管理落到实处，要求建设单位、施工单位及监理单位组织人员学习档案基本知识，增强管理人员的工程资料管理意识，为提高竣工档案资料质量打下坚实的基础。

3.3建立健全档案管理制度

健全档案管理制度，落实责任是完善建筑工程竣工档案管理工作的有效手段。合理编写工程竣工档案管理体系，以档案管理责任制为核心，让各个部门了解自己相关的职责和责任，共同做好工程竣工档案，规范工程竣工资料的管理;对于建设单位和工程监理单位，管理人员要严格检查施工单位的资料，落实验收签证的相关制度。当资料符合实际情况时，才予以结算工程量，促进施工单位完善档案资料管理，编制工程竣工档案。

3.4严格把好竣工验收档案质量关

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建设工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。

合理编制工程竣工档案管理条例，保证资料整理的质量。要保证工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步，逐步完善工程竣工档案管理制度，从源头保证资料整理的质量，为做好工程竣工档案验收打下基础。

四、结束语

综上所述，要做好工程竣工档案资料的管理工作，不仅需要加强对工程档案人员的培养，更需要施工单位和档案管理人员共同努力来建立健全的工程竣工管理体系，保证资料整理与工程施工的系统性、同步性和完整性，使其能够真实的反映工程的实际情况，方便日后建筑的改建和扩建，让建设工程档案更好的为社会建设服务。

参考文献：

[1] 张宝珍，从竣工资料归档谈竣工资料的过程管理控制，2009.

[2] 陈 将，徐素英，陈淑义，建设工程竣工资料质量问题及对策，2008.

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