突出时代特征促进高校档案管理科学化

摘要：随着信息技术的迅猛发展，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化, 突出时代特征加强高校档案管理显得尤为重要。本文就新时期新阶段高校档案工作管理中的不足进行了简要的分析，并相应的提出了解决这些问题的一些可行的措施。

关键词：高校; 档案管理; 研究

1、引言

高校档案工作集教育、科研、管理于一体，是高校办学历史的最权威、最真实的纪录和重要的基础性工作,是体现高校办学质量和管理水平的重要标志之一。随着经济社会和高等教育的快速发展，特别是随着信息技术的迅猛发展，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化。目前，我国正由教育大国向教育强国转变，高等教育的发展由注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设，高校档案的传统管理模式面临着新的挑战，同时也迎接着新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，高校在档案机构建设、档案工作制度建设、人才队伍建设、档案信息化建设等方面必须与时俱进，在继承的基础上不断改革创新，才能促进高校档案事业科学发展，更好地服务学校和社会。因而，突出时代特征，以与时俱进、改革创新的精神，扎实推进新时期新阶段高校档案工作科学地向前发展，全面提升高校档案服务学校和社会的能力和水平，开创高等学校档案管理、服务与建设的新局面,才能从根本上保证高校档案事业不断向前迈进。

2、高校档案管理工作中存在的问题

2.1全员档案意识不强。长期以来，部分人员包括部分领导干部缺乏对档案工作重要性的足够认识,存在着重业务轻档案的观念。部分档案管理人员素质不高, 缺乏系统的档案管理知识，对档案的基本归档范围及规范了解不够深刻,严重地影响了档案管理工作的规范化、标准化。导致了档案管理收集不系统、不完整，使大量宝贵的档案信息资源浪费，得不到有效的管理与利用。

2.2档案管理的体制机制不健全。目前,部分高校缺乏统一的档案管理制度，各单位尤其是院系等部门，在档案的收集和管理过程中缺乏规范，很难保证档案收集的完整、规范和统一。另一方面，一些重要的文件资料得不到重视,在实际管理工作中，人们往往只重视文书档案整理和建设，而忽视对学籍档案、成绩档案、科研档案以及在教学过程中产生的各类文件和资料的收集、整理和建设工作，致使档案内容不全，质量不高，不能全面地反映高校档案管理工作的全貌。

2.3档案资源建设和开发利用服务工作不到位。随着新技术领域的不断拓展，档案管理工作朝着计算机网络化和智能化方向发展。但有些高校的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力, 既不能适应现代化档案管理的需要，也不能满足档案利用者的需求。目前,尽管多数高校档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了档案的利用效率。

2.4 档案管理基础设施、信息化建设和安全保护工作亟待加强。

在时代和社会飞速发展的大背景下,许多高校中存在信息开发不足的问题。各院系之间档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。尽管，现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能有效实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。同时，对档案管理的安全的重视程度不够，各级管理层面上的档案安全意识薄弱。

3、加强高校教学档案管理工作的对策

3.1提高全员档案意识，加强对档案工作的领导

全面提升档案意识，增强做好档案管理工作的现实责任感和历史使命感。高等学校要从强化高校档案机构的独立性，确保人、财、物和体制、机制独立保障入手，建立健全学校档案工作管理机制、体制,强化高校内部自上而下及各部门、各院系的档案意识和档案责任，把发展档案事业所需经费列入学校预算，确保档案工作需求。把档案的形成、管理和利用服务工作质量考核指标有机地纳入高校工作质量考核体系中，纳入各部门各单位工作计划和相关人员的职责范围，将学校教学、科研、管理各项工作与档案工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收。

3.2健全档案管理的体制机制， 加强档案管理队伍建设

进一步完善档案管理体制，建立与学校办学规模相适应的档案工作机构，凡是具备条件的高校，应当设立档案馆，不具备设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。档案库房配置应符合国家关于档案库房配置的标准要求，有符合标准的档案装具和必要的档案保管设备，要具备前瞻性，为档案增量留有余地。

强化\"以人为本\"和档案人员队伍建设，确保档案人员权益和应该享受的劳动保护;配备业务素质好、组织管理能力强的档案机构负责人，落实专职档案工作人员的编制，保证他们在职称、职级和工资福利上享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。高校档案工作机构要认真履行管理职责，进一步完善各项档案管理制度，加强对专兼职档案工作人员的思想教育和业务培训，不断提高档案工作人员的业务素质和工作水平，保持高校档案队伍的相对稳定，确保高校档案事业不断向前推进。

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