解析财务软件中的自动转账功能(2)

要想在“转账生成”时生成正确的销售成本结转凭证，必须事先做好以下几项操作：首先，该业务涉及的库存商品、主营业务收入、主营业务成本必须在会计科目属性中设置为数量核算，在“转账定义”时输入三个科目对应的科目编码，并且这三个科目的下级科目结构也必须相同;其次，在录入收入确认的凭证时要输入产品销售单价和数量;再次，要将收人确认的凭证执行记账操作。这样，执行“转账生成”后系统就可以自动给出销售成本结转的凭证。

(二)汇兑损益的结转

汇兑损益结转设置用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。汇兑损益只处理外币存款户、外币现金以及外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。

在执行汇兑损益结转之前，先要做好以下几项操作：在账务系统的初始化设置中设置好外币汇率;输入外币业务凭证时输入外币发生额;期束输入调整汇率，并将涉及外币科目的会计凭证执行记账操作。进行“转账定义”时给出汇兑损益入账科目。期末执行“转账生成”后系统就可以自动给出汇兑损益结转的凭证了。

(三)期间损益的结转

期间损益结转设置用于在一个会计期间终了时，将损益类科目的余。额转到本年利润科目中。损益类科目结转主要是对于主营业务收入、主营业务成本、主营业务税金及附加、其他业务收入、其他业务支出、管理费用、营业费用、财务费用、投资收益、营业外收入、营业外支出和所得税等科目的结转。

进行“转账定义”时，损益科目结转表中将列出所有的损益科目。损益科目结转表的每一行中的损益科目的期末余额将转到该行的本年利润科目中去。如果需要某损益科目参与期间损益的结转，则应在该科目所在行的本年利润科目栏填写相应的本年利润科目。若不填本年利润科目，则将不结转此损益科目的余额。执行“转账生成”前，要将所有涉及损 益科目的会计凭证进行记账。

(四)科目余额的对应结转

如果要对两个科目或其下级科目的期末余额进行一一对应的结转，则可以选择“对应结转”功能。如将“制造费用”账户的余额转入“生产成本”账户、“本年利润”账户的余额转入“利润分配——未分配利润”账户。

对应结转一般针对资产、成本或费用类科目，且只结转期末余额。在“转账定义”时要指明转出科目和转入科目。执行“转账生成”时转出科目方向根据其科目属性的余额方向确定，即若余额方向为“借”则从贷方转出，否则从借方转出，转入科目方向与转出科且方向相反。对应结转不仅可以进行两个科目一对一结转，还可以进行科目的一对多结转。执行“转账生成”前要把涉及转出科目的会计凭证进行记账。

三、自动转账功能存在的不足：自动转账功能无级别设置及校验功能

自动转账业务是有先后顺序的，因此也就形成了期末转账业务的级别。根据实际工作中会计业务发生的先后顺序，进行会计业务的转账处理，才能形成正确的会计数据，这是每个财会人员所共知的。但在财务软件的自动转账模块中却没有设置转账业务的级别，致使会计业务不熟练的人员操作时出现自动转账凭证数据错误。笔者在财务软件培训教学中就曾发现，一些学员在使用自动转账功能处理期末业务时，未将制造费用结转至生产成本(属于低级别的转账业务)，就直接进行期间损益的自动结转(属于较高级别的转账业务)，结果生成的利润额自然出错。经了解。部分学员是由于操作疏忽而遗漏，另一些则是由于会计知识不扎实所致。如若设置了业务级别控制，只能生成了低级别的转账凭证才允许生成较高一级别的转账凭证，这可在一定程度上规避部分会计差错的产生。通用财务软件的自动转账业务模块应当根据手工情况下会计转账业务的顺序来设计，同时要利用软件和计算机的特殊功能，对转账业务级别进行校验，以免转账级别较高的记账凭证先生成，或低级别的凭证在未记账的情况下生成高级别的凭证，从而造成财务数据的错误。在财务软件的使用过程中，经常会出现这种情况：低级别的凭证已经生成，但尚未审核记账，这时生成高一级别的凭证时系统也允许生成，从而导致生成的自动转账凭证数据错误。因此，应在自动转账模块中增加凭证记账级别校验功能。

四、自动转账功能应用时应注意的问题及完善的措施

(一)应用时应注意的问题

1.自动转账凭证需进行与手工录入凭证相同的后续处理。“转账生成”后的凭证是未记账凭证，对它们仍需进行后续的审核、记账操作，否则账务处理系统无法进行正常的记账结账。

2.转账前须将所涉及的相关业务登记入账。转账凭证中各科目的数据都是从账簿中提取、经处理后生成的。因此，为了保证所取数据的完整、正确，在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的相关业务登记入账，否则，自动转账凭证生成的数据将出现差错。

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