浅析人事档案管理工作(2)

(三)认真做好人事档案材料的收集管理

为保证人事档案部门能及时地源源不断地从形成单位获取人事档案材料，必须从移交、联系、索要、检查核对、登记这几个工作环节入手，把收集和管理工作做扎实。

移交工作：把反映个人主要经历、政治思想、品德作风、业务能力与实绩贡献等结论性的材料，作为收集归档的范围。各单位、部门形成的人事材料一般应在处理完毕后移交档案部门归档，任何组织与个人不得以任何理由积压，滞留应归档的材料。例如：通过组织、人事部门，收集到的人员的录用、聘用、任免、鉴定、考察、考核、工资待遇等方面的材料，以及通过院、校教育培训部门收集到的培训材料，都应主动移交干部所在单位人事部门管理。

联系和索要工作：档案员要经常与组织、干部、人事部门保持工作联系，确保信息反馈及时与准确。还要注意人员在跨时空、跨单位之间活动所形成的档案材料的收集。对于未能及时递交到档案部门的档案材料，要及时发函或登门索要。

检查核对工作：档案员对所管人事档案材料做到心中有数，应确定半年或一年对所管人事档案检查核对一次，发现由于同名同姓或张冠李戴而错装错收的材料要及时纠正，因人员工作调动，应转出的档案要派专人完整齐全的送往新单位。不属于人事档案的材料，要退回原单位。发现短缺的材料，要及时到有关部门收集。近年来，一些投机钻营者，为转干、调资、提拔、就业提供假文凭、假证明等虚假材料，档案员要及时与有关部门和主管领导反映，对不准确的材料不接收，要严把档案材料的真实关。

登记工作：为了掌握收集工作的情况，避免档案材料遗失、散落，应做好登记工作。1、 收文登记，将收集到的人事档案材料逐份进行登记。2、送交单位填写移交清单，作为转出或接收的底帐，以便检查核对。3、对借用人事档案的人员，要进行借阅登记利用，以免丢失，做到人事档案出入有登记。

(四)用制度规范干部档案管理工作

人事档案管理要按照中央组织部重新修订的《干部档案工作条例》和《干部管理工作细则》的要求，认真贯彻执行。在具体操作中还要制定有收集归档、材料鉴别和整理、保管和安全保密、利用、转送、检查核对等制度，并将之扎扎实实地落实到管理工作中。用制度来归范人事档案管理工作，使人事档案管理中的每个环节都要标准统一、行为规范、方法科学。

(五)加快人事档案管理工作信息化建设

建立一个丰富强大的人事档案信息通用数据库。随着人事制度改革的不断深入和人事代理制的实行，人员逐步由\"单位人\"向\"社会人\"转变，建立全国通用的、标准的、先进的、适用的、可靠的人事信息库，为今后实现信息资源数字化、网络化、信息载体多样化、管理流程自动化、信息共享整体化打下坚实基础[2]。

建立人事档案数据库是人事档案信息管理的基础工作。它的前提就是对人事档案十大类中的内容进行整合，所以人事档案管理人员，要对每个人形成的材料及时进行收集、鉴别、审核，利用计算机技术对一个单位人员进行系统统计和定量分析，为信息数据库提供所需的人员基本情况。确保信息数据库内的数据完整、全面、系统、准确、具有参考价值，保证干部档案信息的真实性和完整性。

数据库的建立要做到硬件配置统一，软件兼容。同时在数据库建设的基础上，实施人事档案的分级管理，逐级建立人事档案局域网，通过局域网之间的相互联结，建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络，努力做到全国人事档案信息资源的共享，从而实现人事档案的信息化和现代化管理。

四、提高干部人事档案工作者素质

(一)优良的政治素质 坚定的政治理想和信念是人事档案工作者要坚持的正确的政治观点和政治方向，坚定的原则性是人事档案管理工作必须具备的品格，无论是干部调配、职称评聘、考核、奖惩工作多涉及到每个人的切身利益。没有较强的原则性，就无法做好这些工作，甚至给工作造成失误，给国家和人民造成损失。

(二)优良的专业素质 人事档案管理是一门科学，对待它要有科学的态度。一要学习和掌握人才管理学、人际关系学及人事工作的政策和法规。随着人才强国战略的实施，公务员制度的推行，人事代理制度的发展，档案管理工作者要把握人事档案工作的特点和规律、实事求是地解决工作中不断出现的新情况、新问题，不断提高工作能力和政策理论水平。二要加强档案专业理论学习。系统地学习档案学概论、档案管理学、文书学等档案专业理论知识，学习统计学、信息科学的有关基本理论知识和技能，掌握计算机的操作、网络的查询技术;积极参加一些学术研究、技术交流、专家讲座等活动，以丰富管理经验，再加上岗位培训、继续教育的方式切实提高管理技能，最大限度地利用信息资源为人事管理工作服务。三要注重提高档案管理者的文字能力。要具备较强的口头语言和书面语言的表达能力，并能正确地解答有关政策和规定，还能及时准确规范一些动态的档案信息资料收集归档。四要了解历史，掌握历史。人事档案是人生经历的载体，与社会历史有一定的联系。只有具备相关的历史知识，才能了解人事档案产生的条件和作用，便于正确理解档案内容，鉴别真伪，准确判断档案的价值。

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