浅析人事档案管理工作

摘 要：改革开放以来，我国经济步入快速发展期，城市建设高速发展，城市面貌日新月异。随之而来的人事档案问题也随之产生，单位和个人对人事档案的变革需求日趋强烈。这些变化都对人事档案信息资源的变革提出了更高的要求。

关键词：人事档案 管理

人事档案是指国家机构、社会组织在人事活动中开成的，是记述和反映人员经历、德才水平和工作表现的，以个人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的原始记录。而单位人事档案，则是我们党选人用人和正确使用人的重要依据。它在加强领导班子和干部队伍建设、培养造就大批德才兼备的社会主义现代化人才中起着重要作用。

一、当前单位人事档案管理存在问题

(一)管理方式和方法落后。单位人事档案管理工作一直沿用手工操作。着重点还仍放在抓收集、整理等基础工作上，对档案管理工作的现代化手段很少涉及。即使档案室配备有计算机，也只是用于目录的存储与检索，做一些简单的利用，信息存储量少，实用性差。

(二)人事档案管理工作者专业素质不高。从业人员的文化素质不高和工作能力不强是档案队伍长期存在的弱项，人员调动频繁，兼职人员过多，业务培训工作跟不上。人事档案管理工作者缺乏必要的专业业务知识，使档案队伍目前尚不能适应信息时代的需要。单位人事档案管理应适应现代化、科学化、规范化的要求，应采用新方法、新技术、新设备，对人事档案进行科学管理。同时还应注意人事档案信息资源的开发。

(三)档案资料缺失。档案内容陈旧、单一。单位组织上在选人、用人、提拔人时，从干部人事档案中只能得到一些基本信息，如年龄、主要经历、入党入团、学历、工资调整等情况。在动态管理方面，缺少相关信息资料。如干部继续教育、创造性工作取得的业绩、干部个人收入申报、信用档案、社会保障档案、涉及领导干部个人重大经济问题审计等重大事项报告的材料尚显不足。

二、人事档案管理问题存在的原因：

(一)单位领导重视不够，忙中心工作多，不能很好地听取汇报、研究解决人事档案管理工作的问题和困难。

(二)财政紧张，供管理档案的经费不足。由于各基层财政收入紧张，收集、整理、管理干部档案要耗费的大量人力、物力和财力很难得到保障，先进的设施和档案管理实用型人才跟不上发展需要。

(三)各项制度落实不到位。一些单位不能及时把档案材料报送主管单位，不服从人事档案管理工作的大局。

三、单位人事档案管理必须服务人事管理

(一)领导重视并大力支持人事档案管理工作

档案部门是社会发展不可或缺的领域，但档案部门仅靠自身力量是很难做好的。档案管理人员要主动向主管领导和组织上汇报工作，说明上级部门对人事档案管理的政策要求，摆出工作中的困难和差距，使此项工作在领导心目中有位置。只有加强领导，使档案机构健全，才能加大人力、财力、物力的投入。各单位要定期召开会议和听取汇报，研究对策，切实加强对档案工作的领导，这是做好档案工作的基本保障。

(二)人事档案应完整、真实

人事档案是反映一个人的全面情况的资料，也就是一个人物的全貌，这就要求单位人事档案内容要保持完整。一份符合要求的人事档案，应该具备真实性和完整性。它的内容构成可划分为十类：分别为履历类;自传材料类;鉴定、考核、考察材料;学历和评聘专业技术职务材料;政治历史情况的审查材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;奖励材料;处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;其他可供组织参考的材料。这些材料都是在单位组织人事工作及平常工作中形成的，记载干部个人有关真实情况，并已处理完毕，手续齐全，符合归档要求，具有保存价值的正式文件材料[1]。

人事档案是动态结构，不是一成不变的。如一些大学生在不同的岗位上从事着社会实践，各方面的情况将随时间推移发生变化。工作几年后，将由见习、科员到科级干部或由见习、助理讲师到讲师，其职务、职称在不断变化。档案也必应随着情况的变化而增加新的内容。人事档案的建立，并不意味着内容终止和完结，而是内容不断增长的起点和开端。人事档案随着人生经历增多而逐渐加厚，内容也随着本人的阅历增加而不断丰富。

由于人事档案管理中会同时存在不完善、不确定的现象，于是就产生了干部人事档案信息内容更正的可行性。人事档案信息内容的更正应以个人信息为对象，兼顾社会组织或团体对个人的相关评价信息。这些信息都有可能随着时间推移而不断发生变化，对其进行更正不仅符合人事档案现实性、真实性和动态性的特点而且也要保持人事档案作为历史记录的优化状态。个人信息如家庭状况、学历、年龄、参加工作时间、健康状况、婚姻状况等，本人在请求人事或干部管理部门作出变更或补充时，应对更正与更新的信息内容的真实性进行认证。对有关个人的评价信息，有关主体(组织部、纪检、监察部门)也负有对所提供的评价材料进行认证。只有经过主管部门的认定，才能保证个人档案材料的真实可靠。

单位人事档案信息内容的准确性、真实性、材料收集的齐备完整等需要本人积极配合，任何人均有义务为干部档案的科学管理提供真实的依据。

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