数字城建档案管理与实践

　　网络化、信息化、数字化的快速发展给城建档案事业带来机遇和挑战。与传统城建档案相比，数字城建档案具有管理网络化、实体数字化、服务便利化的明显特征。本文基于绍兴的工作实践，认为大市域数字城建档案管理的主要内容包括建设大市域数字化城建档案系统、推进大市域城建档案实体数字化、提高城建档案数字化利用成效，并提出要加强大市域数字城建档案管理，应当实现数字城建档案管理标准统一化、数字化城建档案管理体系网络化、数字化城建档案利用服务即时化。

　　关键词：大市域；城建档案；数字城建档案管理；绍兴

　　绍兴大市域行政范围涵盖三区（越城区、柯桥区、上虞区）、两市（诸暨市、嵊州市）、一县（新昌县），全市现有1个市级城建档案管理机构和4个区、县（市）级城建档案管理机构，即绍兴市城市建设档案馆、柯桥区城建档案馆、上虞区城建档案馆、诸暨市城建档案馆、嵊州市城市建设档案馆；越城区没有城建档案管理机构，相关职能由绍兴市城市建设档案馆行使；新昌县城建档案管理职能由新昌县建设工程质量安全管理中心行使。在城建档案工作数字化转型方面，市本级于2010年启动城建档案数字化工作，上虞区和嵊州市、诸暨市分别于2013年和2015年开始城建档案数字化工作，柯桥区和新昌县均于2019年启动城建档案数字化工作。截至2020年6月底，全市各级城建档案管理机构均建立了数字化城建档案管理系统；目前诸暨市、嵊州市的馆藏城建档案数字化率达到100%。新时代，各区、县（市）城建档案管理机构均呼吁大市域城建档案系统实现联网，推进城建档案查询利用“最多跑一次”，更好地推动全市城建档案事业发展。

　　1大市域数字城建档案管理的主要内容

　　1.1建设大市域数字化城建档案系统

　　大市域数字化城建档案系统需要具备完善的功能、可视化的界面、良好的用户体验，在这其中以完善的功能为重中之中，需要具备城建档案的日常管理功能，城建档案业务指导登记功能，城建档案在线接收、审核、复核功能，城建档案查询利用服务记录、业务数据统计分析功能等。下面基于绍兴市数字化城建档案管理系统，探讨大市域数字城建档案管理系统应当具备的功能模块。大市域数字化城建档案管理系统应当包含6个基本模块。一是城建档案模块，包括已完成数字化且通过检查验收的馆藏城建档案目录及内容，以及未完成数字化的馆藏城建档案目录，具体分为项目级、案卷级、文件级三类，可通过检索项目名称、案卷题名、档号、总登记号以及项目关键词等方式查找相应档案。该模块在档案利用服务中使用频率最高。二是综合档案模块，包括馆藏文书档案、科技档案、声像档案、实物、会计档案、图书资料、名人档案等，其中文书档案以一文一件文件级著录和全文数字化形式呈现；声像档案包括案卷级目录和照片文件级目录；科技档案、实物、会计档案、图书资料等只著录案卷级目录。三是数字化管理（宏观）模块，分为业务管理和数字化管理（微观）两个类别。业务管理包括工程登记、业务指导、竣工验收、档案送交、档案审核、档案复核、验收意见、移交承诺、移交证明等，该模块在全流程记录工程档案归集过程，且相关功能涉及工程项目编号、工程名称、建设工程五方主体、档案送交以及验收、审核、复核、移交人员等信息。数字化管理对象主要包括已完成数字化但未通过检查验收的馆藏城建档案目录及内容，此功能真实反映了馆藏城建档案的数字化情况，在提供档案利用服务中使用频率较高。四是库房管理模块，包括档案出库记录、库房进出登记、库房温湿度日记、库房检查记录等，该模块全面反映了档案库房日常管理情况。五是档案利用模块，包括档案利用登记、利用申请、外借审批等功能，该模块能够全面体现馆藏城建档案的利用价值，是做好城建档案利用情况统计分析的基础模块。六是统计报表模块，内容包括综合类报告、业务管理类报表、档案管理类报表等，利用综合类报表可以对工程项目区域、建造年份、造价等进行统计分析；利用业务管理类报表可以统计业务指导、竣工验收、档案验收、档案移交等日常业务工作信息；利用档案管理类报表可以统计分析馆藏档案总目录、分类目录、图书资料目录、城建档案利用情况、库房温湿度、档案出入库、著录工作量等。

　　1.2推进大市域城建档案实体数字化

　　城建档案实体数字化指纸质城建档案数字化，包括建设项目工程前期准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等的数字化，是数字城建档案管理的基础性工作之一。推进大市域城建档案实体数字化是一项复杂而艰巨的任务。一方面，城建档案实体数字化涉及城建档案管理机构、城建档案形成者、城建档案中介服务机构等主体；另一方面，城建档案实体数字化有着严格的标准及步骤。具体来说，大市域城建档案实体数字化工作涉及实施数字化的机构、人员，数字化的基础设施、工作方案、管理制度、工作流程控制，具体的组织管理工作包括档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收移交、归档入库等。数字化步骤应严格遵循《纸质档案数字化规范》要求，包括7个步骤。一是档案出库，目前基本采用政府统一招标，委托第三方机构开展具体数字化工作的模式，城建档案管理机构按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期工作，派专人与第三方机构共同清点，确认无误之后进行档案交接出库。二是数字化前处理，包括确定扫描页、编制页号、目录数据准备、拆除装订、技术修复等工作。三是建立目录数据库，严格按照《档案著录规则》要求，对数据字段长度、字段类型、字段内容等进行著录，其中数据格式应当采用通用格式。具体操作可采用计算机校对和人工校对相结合的方式，对著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性进行检查，确保目录数据的质量。四是档案扫描，包括选择扫描设备、确定扫描色彩模式、明确扫描分辨率、确认扫描后存储格式等，确保数字图像清晰、完整、真实，图像效果接近档案实体原貌。五是图像处理，包括对图像进行拼接、旋转、纠偏、裁边、去污，以及进行图像质量检查等。六是数据挂接，目的是实现目录数据和数字图像的关联，重点对目录数据与纸质档案数字图像匹配的准确性、数字图像打开的有效性等进行逐条对接检查，做到边挂边改、及时纠偏。七是数字化成果验收与移交，验收可以采用计算机自动检索和人工查验相结合的方式进行。

　　1.3提高城建档案数字化利用成效

　　基于大市域视野，要提高城建档案数字化利用成效，应当明确利用对象、途径与方式。第一，关于利用对象。学界一般将利用对象分为单位利用者和个人利用者两类。2019年浙江省启动了服务企业、服务群众、服务基层的“三服务”专项工作，为了深入推进该项工作，我们将单位利用者分为企业和基层，个人利用者明确为群众。企业包括工程项目建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位，即俗称的“五方主体”等。基层主要包括各级党政机关及所属的事业单位，如党委所属的纪委监委，主要为办理案件而查询城建档案，将档案作为证据；街道、社区，主要以产权单位的身份查询城建档案，用于工程改建、扩建和维修等。群众主要是个人利用者，其中较为常见的有业主为了装修、拆迁等需要查询所属房屋的平面结构、水电竣工图等；律师为了打官司查询相关委托人所需要的城建档案用作凭证；专业技术人员、教师、学生为了评职称、开展学术研究、撰写毕业论文等需要查询城建档案，作为重要素材。第二，关于利用途径。传统的城建档案利用途径为利用对象到城建档案管理机构现场提交利用申请，然后由城建档案机构工作人员查询目录、到档案库房调取实体档案。随着网络化、信息化、数字化的深入发展，利用者网上提交申请材料、城建档案馆网上查询并提供给利用者的利用新模式越来越普遍，即由到城建档案馆现场查询利用为主向现场查询和网络查询相结合的利用途径转变。第三，关于利用方式。档案学界认为常见的档案利用方式包括档案借阅、档案复制、档案证明、档案咨询、档案开放、档案公布、档案编研、档案展览等。就城建档案而言，档案借阅、复制、证明、咨询这几种利用方式是融合呈现的，如某市民作为业主需要查询某房屋的竣工图纸用于装修，先咨询城建档案查询利用窗口，然后携带相关证件（即申请材料）到窗口现场进行查阅，最后窗口工作人员根据该群众所提供的申请材料和房屋装修需要，调取并复制某幢房屋的竣工图交给该市民，可见城建档案的咨询、查阅、复制等利用方式贯穿利用全过程。当前要加大城建档案开放力度，并做好档案编研，打造一批编研精品。

　　2加强大市域数字城建档案管理的若干思考

　　2.1实现数字城建档案管理标准统一化

　　近年来，随着“最多跑一次”改革深入，尤其是行政审批制度改革的推进以及建设工程项目竣工联合验收制度的落地、浙江政务服务网和工程建设项目审批管理系统投资在线平台3.0的应用，数字城建档案系统也不断迭代升级。由于各地发展水平的限制，数字城建档案管理距离标准统一化目标尚有一定差距。因此要按照档案工作依法治理的要求，基于国家档案局、住房和城乡建设部、省档案局、省建设厅相关的法律法规、规章制度、行业标准，建立大市域统一的数字城建档案标准，使标准成为推动数字城建档案实践发展的必要条件。下一步，重点建立全市统一的数字城建档案管理标准、业务标准、利用服务标准，推动全市域数字化城建档案管理标准向省标、国标迈进。

　　2.2实现数字化城建档案管理体系网络化

　　绍兴市城建档案实体数字化项目始于2011年，目前馆藏城建档案数字化率已超过90%，位居浙江省前列。但是数字城建档案管理体系距离网络化目标还有一定差距，并未实现“一个数据库”存储，各区、县（市）数字城建档案管理只限于所辖区域。下一步要重点建设“绍兴市数字化城建档案数据库”，整合分散资源，为实现跨馆跨区域查询利用创造条件。

　　2.3实现数字化城建档案利用服务即时化

　　近年来，绍兴市城建档案利用服务随着“最多跑一次”改革和“三服务”的深化取得显著成效，但限于数字化城建档案发展水平的制约，利用服务离“即时化”还存在一定差距。下一步要重点推动符合条件的数字化城建档案案卷目录数据共享，加强全市域数字城建档案管理系统与政务服务网络的无缝对接，将城建档案利用服务窗口由“馆”向“网”移动，实现网络自助查询；同时建立数字城建档案查询利用对象身份信息数据库，减少查询利用者提供身份证明的次数，进一步提升用户体验。

　　参考文献：

　　[1]罗文武,黄玉燕.建设工程档案归档移交辅助机制探究[J].浙江档案,2019(10):64-65.

　　[2]郝伟斌.机构改革背景下城建档案管理的转型[J].档案学通讯,2019(5):105-107.

　　[3]王瑛.推进城建档案数字化转型发展的若干思考——基于新修订档案法的视角[J].浙江档案,2020(8):54-55.

　　作者：黄玉燕 姚琪 罗文武

转载请注明来自：http://www.uuqikan.com/xinxiguanlilw/22364.html