如何做好档案管理工作给出的几点建议

摘要： 随着国民经济的迅速发展，高科技产业化进程的逐步加快，使档案管理模式及利用方式方法发生了巨大的变革。档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作，加强档案资源建设、实施现代化管理、加快档案工作的法制化进程，已经成为今后档案工作发展的必然趋势。

关键词： 档案管理 建议

一、分析做好档案管理工作的前提

1.首先要配备责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑"充电"，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。

2.掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。

3.要运用信息网络技术。一般而言，档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

二、加强档案资源建设

1、把握好档案收集关。在当今服务型社会的大环境下，档案馆应把国家和社会的具有保存价值的档案资料接收入馆，实行集中统一管理。档案馆应向各级基层档案管理部门下发通知，明确接收档案的范围、内容、标准及要求，让基层档案管理部门向社会各界广泛征集内容丰富，有特色，有价值的档案资料，及时修订和完善各种档案的归类、整理、保存，从而达到丰富馆藏档案，为利用者良好服务的目的。

2、档案工作要走"特色"路。所谓特色档案是指反映地方特色经济、特色历史、特色文化以及风土人情、自然区域特色等方面的档案。档案管理部门应充分认识馆藏建设的"特色"性，认真研究、分析本地区的特色档案资源，广泛征集、整理、保管，丰富馆藏内容，优化结构，体现特色，打造精品。

3、要正确处理好档案馆藏的质量与数量关系。过去比较注重档案数量的多少来衡量档案馆藏丰富与否，但多年馆藏建设实践来看，仅仅片面追求数量是不够的，应该丰富馆藏，改变馆藏结构单一、缺乏特色，案卷质量不高等诸多发展档案建设的不利因素，辩证的处理好数量与质量的关系，按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，多层次、多渠道征集和收集档案资料，不断优化和丰富馆藏建设。

三、加强档案现代化管理

1、 档案资源信息化。(1)加强认识转变思想。随着社会信息化的发展,档案管理的信息化建设也正逐渐成为社会的发展的需求，是档案管理建设的基础工作。对信息化的认识由不熟悉到了解,并且能够熟练掌握信息化管理系统,才能提高档案管理的信息化水平,适应时展的需要,为社会主义经济建设提供更好的服务。(2)加强电子档案的管理 。电子档案管理主要是研究电子档案的接受、整理、保管、利用的技术方法，并制定相关的管理方法，使电子档案管理标准化、规范化、系统化、科学化，从而达到信息资源能够发挥最大的效益。如今，随着计算机和网络技术的迅速发展,电子商务的日趋普及,不同载体的档案信息无论在内容、形式、种类上也不断增加,如照片等纸质档案,录音录像等影像档案,以及电子往来信息等。为适应新形势的发展需要，对不同类型载体的档案进行数字化处理和转换,加强对电子文件的积累、鉴定、著录、以及归档等一系列工作,对有保存价值的电子文件进行整理存档,并根据其不同特性进行妥善保管,保证其真实性、完整性和有效性,便于随时查阅和利用。(3) 充分运用现代手段，加快档案信息资源共享进程。现阶段，要实现档案管理的信息建设，就要从管理现代化手段上入手，加快转变传统的管理模式，充分利用计算机、网络技术，促进信息资源的合理有序的配置，提高档案信息资源的有效开发利用率，实现档案信息资源的社会共享。

2、档案信息保护要现代化。档案信息保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等。这些档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁性的，有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案分配制度现代化将成为今后研究的重点内容，而且，它不仅研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

3、档案管理手段要现代化。档案管理手段现代化是档案管理现代化的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。主要包括管理理论手段和技术手段。(1)理论手段的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，解放思想、转变观念，开拓创新，加强理论与实践的相结合，不断总结经验教训，找出一条有特色，行之有效的档案科学管理理论，加以利用，最终形成档案管理现代化的理论体系。(2)技术手段的应用。要不断将现代的技术手段、技术设备、引入档案管理中，实现档案管理的系统化、科学化、专业化、自动化。

4、档案管理要标准化。档案管理必须有一个统一的标准和规范，否则信息时代，信息的共享与网络沟通会受阻，很难实现各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等。这些都需要制定和建立种类档案管理标准，形成档案管理标准体系，保证档案管理现代化的顺利实施。

四、提高档案人员业务素质

1.首先要建立健全继续教育管理制度和激励机制。档案工作管理水平需要不断地改善和提升，档案管理人员素质也需要不断地提高，要通过档案专业知识继续教育，促使档案管理人员不断地更新业务知识，提高业务能力和管理水平。

2.其次要从实际出发，按照不同的岗位、不同的层次、多渠道、多形式的对档案管理人员进行培训。坚持"学用结合、按需施教、重视实效"的方针，为档案专业人员提供全面、系统的学习机会，使档案管理人员缺啥补啥，取长补短。

3.最后要逐步加强对档案人员的管理和教育。要通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的宣传教育，使之充分认识做好档案工作的重要意义。同时，要切实加强对档案工作的领导、检查和考核，特别是对于涉及到保密的档案管理人员，要加强教育和管理，不断增强保密意识和责任感，确保档案管理安全可靠，无失(泄)密现象发生。

五、结语

总而言之，随着市场经济的不断发展，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。新时期档案管理工作是一项长期而又艰巨的工作。只有创新思想，改变观念，增强法制建设，充分利用现代化管理手段，才能做好当代档案管理工作，真正实现档案信息的合理配置和有效开发利用,为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。

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